5 Chapter 4: Sales letters and voluntary offers

1. The Sales Letters

1. 1. The Essence of Persuasion

The sales later is the most selective of all forms of advertising. Unlike press and poster advertising, it aims at selling particular kinds of goods or services to selected types of customers – office equipment to business houses; towel machines to hotels and factories, drugs to doctors and pharmacists.

The purpose of the letter is to persuade the reader that he needs what you are trying to sell and to get him to buy it. You take something attractive and make it seem necessary, or you take something necessary and make it seem attractive.

1.2. The Elements of the Sales Letter

A good sales letter consists of four essential element. It must

1. arouse interest

2. create desire

3. carry conviction, and

4. induce action.

Following are the said four-element letters.

Example 1. Sales Appeal to Economy

Dear Sirs,

Have you ever thought of how much time your typist wastes in taking down your letters? It can be as much as a third of the time she spends on correspondence. Why not record your dictation on our Stenogram and save this time for other jobs she can be doing while dictation is in progress.

You will be surprised how little it costs. For fifty two weeks a year, your Stenogram works hard for you without lunch breaks or holidays; You can’t give it too much to do. And all for less than an average month’s salary for a secretary! It will take your dictation at anytime and anywhere-after office hours, at home or even while you are traveling; It does away with mistranscriptions in shorthand, can even do away altogether with typewriting since recorded messages can be today posted.

The Stenogram is efficient, dependable, time-saving and economical, and, backed as it is by our international reputation for reliability, is in regular use in thousands of offices all over the world. It gives superb reproduction quality; every syllable is as clear as a bell; It is unbelievably simple to use; You just slip in a pre-loaded cassette, press a button and your Stenogram is ready to record dictation, instructions, interviews, telephone conversations, or what you will. Nothing could be simpler or more efficient, either. Our unique after-sale service contracts ensure lasting operation at peak of efficiency.

Your customers are sure to be using the Stenogram. Ask them about it before you place an order; or if you prefer, fill in the enclosed card and we will arrange for our representative in your country to call and give you a demonstration.

Yours faithfully,

Example 2. Sales Appeal to Efficiency

Dear Sirs,

Reports from all over the world confirm what we had known before we put the now famous “Reliance” tire on the market-that is the fulfillment of every car owner’s dream.

You are of course well aware of the weakness of the ordinary air-filled tyre-punctures, split outer covers under sudden stress and a tendency to skid on wet road surfaces, to mention some only of the motorist’s complaints. Our “Reliance” tyres enable you to offer your customers a tyre that is beyond criticism in these vital qualities of road-holding and reliability.

We could tell you a great deal more about these tyres, but prefer you to read the enclosed copies of our reports from racing drivers, test drivers and motor dealers and manufacturers.

You are already aware of our terms of dealing, to encourage you to lay in a stock of the new tyre-the “Reliance” we are prepared to allow you a special discount of 3% on any order received by the end of this month.

Yours faithfully,

Example 3. Sales Appeal Pride

Dear Sirs,

Every woman dreams of having at least one really beautiful coat and here is a splendid opportunity to make that dream come true.

As you are one of our regular foreign buyers we want you to know about our completely new velvet textured nylon coats; They are made in a wide range of attractive styles and colours and are as rick-looking and beautiful as much more expensive coats; From the photographs in the enclosed brochure you will understand why, at their amazingly low prices, they are such splendid value for money.

Later on, these coats will be on offer to the general public, but because of limited stocks we are at present offering them only to our regular customers and until 30^th September are allowing special discount of 3% on any order for 1,000 pieces or more.

The idea of velvet textured nylon came to us form a coat bought in Paris as a birthday present for his wife by one of our directors; The only noticeable difference between “hers” and “ours” is that hers has a loose taffeta lining, while our have luxurious nylon satin linings stitched on to the coat. Ours are also more practical because they are washable.

The velvet textured nylon is a really superb material, soft and lovely, light in weight and surprisingly warm. So don’t delay. Send your order today. Just fill in the enclosed card giving us the particulars we need and we will despatch them as required.

Yours faithfully,

2. Voluntary Offers

Voluntary offers are those not asked for. They are sometimes sent to a firm or a small number of firms in a form of a sales letter. It serves the same purpose and follows the same general principles. These offers take a variety of forms including offers of free samples, special discounts on orders received within a stated period of time and perhaps more frequently, offers to send brochures, catalogues, price-list, patterns and so on. If you do not provide any of these mentioned you should at least round off your letter by offering to send further information or advice on request.

Example 1. Offer of a Quality Product

Dear Sirs,

We are taking the liberty of sending you with this letter a copy of our current price-list for plastic handbags; The high quality of our products is well known and universally acknowledged and we are confident that a trial order would convince you that at the prices quoted the goods we are offering are excellent value for money.

From all list prices we allow a trade discount of 3,5% and a further special discount of 0,5%, making 4% in all, on orders received on or before 31^st May. Under pressure of rising cots we shall not find it possible to extend these favourable term beyond that date, so why not take advantage of them now and send us an immediate order.

We are offering the goods of the very highest quality on unusually generous terms and would welcome the opportunity to serve you.

Yours faithfully,

Example 2. Offer of a New Product

Dear Sirs,

We think you will be interested in the new “Sealex” paint we have just introduced to the trade. A sample has been sent to you today by parcel post.

Sealex is the result of any years of careful research. It is made from a special formula and owes its superiority over other paints to its remarkable ability to allow for the movement of those paint-peeling cracks just visible to the naked eyes. This quality to expand with the cracks comes from a very special combination of granite mica and resin that provides a rich, thick coating, twice the thickness of that of the average finish, thus giving long-term protection.

Sealex is available in twenty one basic colours and as you will se from the enclosed list, our prices are surprisingly low. We are nevertheless allowing a special 5% discount to those who place orders before the end of this month and look forward to you being one of them.

Yours faithfully,

ENGLISH – VIETNAMESE PHRASES

EXCERCISES

1. Answer the following questions:

1. What is a sales letter?

2. What is its purpose?

3. What must a good sales letter consist of?

4. What is a voluntary offer?

5. What its purpose?

6. Can you give an example of a form of a voluntary offer?

2. Translate into English

1. Chúng tôi xin phép được gửi đến các ngài catalô mới nhất và bảng giá những máy hái chè mới kiểu PT88 và hi vọng các ngài có thể có nhu cầu mua loại máy này.

2. Vì các ngài đã đặt nhiều đơn đặt hàng với chúng tôi trước đây, chúng tôi đã quyết định chào hàng đặc biệt cho quý ngài.

3. Chúng tôi cảm thấy chắc chắn rằng các ngài sẽ muốn mua những mặt hàng điện tử mà chúng tôi gần đây đã đặt trên thị trường.

4. Chúng tôi đang chào bán cho các ngài những mặt hàng tốt về phẩm chất, hấp dẫn về hình thức và phải chăng về giá cả.

5. Chất lượng cao của các mặt hàng chúng tôi đã và đang bán trên thị trường đã được nhiều người tiêu dùng đánh giá cao.

6. Chúng tôi tin rằng hàng chúng tôi đang chào bán ở giá đã báo thật đáng tiền.

7. Một khi đã thấy và kinh doanh những mặt hàng mới này các ngài sẽ đặt những đơn đặt hàng mua số lượng lớn và thường xuyên với chúng tôi.

8. Sau ngày nói trên chúng tôi e rằng chúng tôi sẽ không có khẳ năng dành hẳn cho các ngài những chào hàng có các điều kiện thuận lợi như thế này.

9. Những mặt hàng chúng tôi chào bán hơn hẳn những hàng cùng loại về độ bền và tính đơn giản trong việc sử dụng và bảo dưỡng.

10. Tính chất này có được là nhờ sự kết hợp một cách tài tình giữa nguyên liệu để sản xuất và trình độ kỹ thuật cao.

11. Vì số lượng chúng tôi sẽ bán rất hạn chế chúng tôi muốn chào bán cho khách hàng thường xuyên trước khi chào bán chung cho công chúng.

12. Chúng tôi có thể nói với các ngài nhiều về những mặt hàng này nhưng chúng tôi muốn để các ngài đọc những nhận xét của khách hàng đã mua hàng của chúng tôi.

13. Chúng tôi nghĩ rằng các ngài sẽ thấy những điều kiện chúng tôi nêu trong chào hàng này là rất có lợi cho các ngài vì chúng tôi xem xét kỹ quá trình buôn bán và quan hệ giữa chúng ta.

14. Chúng tôi sẽ rất vui mừng được đón ngài hoặc đại diện của ngài ở phòng trưng bày hàng mẫu bất kì lúc nào để chạy thử máy để các ngài xem.

15. Chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các ngài có thể sắp xếp để đại diện của chúng tôi ở khu vực châu á Thái Bình Dương, ở Băng Cốc đến đất nước ngài và mang các bộ mẫu để các ngài nghiên cứu.

3. Translate into Vietnamese

1. Dear Sirs,

Diotain (Titanium dioxide)

Three months ago we completed a two-year programme of rationalization that included the reorganization and of Chester Plant. The result is that we have not only reduced production costs but we have succeeded in considerably increasing our output.

We are now in a happy position of being able to pass on to our customers some of the benefits of this increased efficiency and have the pleasure of enclosing our new price-list for all types of Diotain:

Anatase -A5, A15, A60, A95, A110 and A120

Rutile – R5, R40, R75 and R160

The three prices quoted for each type are for orders under 20 tons, 20-40 tons and over 40 tons, these prices are F.O.B Liverpool, England.

Efficient production leads to the problem of efficient transport. It is in order to overcome this problem that we have gone over to the use of containers and now export initialed loads. The containers leave our plant by road or rail and are soon at the dockside in Liverpool awaiting shipment. As there are more and more containerships in service every month, it is no longer necessary to wait for weeks for a ship to transport the goods. In addition to the competitive new prices already mentioned, we are offering a special “transport” discount of 1% per 20-ton unit in order to facilitate containerization.

We look forward to receiving your order at the new prices and urge you to take advantage of the special discount.

Yours faithfully,

2. Dear Sirs,

We are in receipt of your circular of 20^th May and welcome your new competitive prices. We note these are quoted FOB Liverpool. Are we right in assuming that in our case they will be FOB Newcastle?

Now that you have adopted containers for exports you will be able to ship our order in the new containership M.S Eagle, which operates regularly between Newcastle and Bergen.

We enclose our order Z 533 for a total of 60 tons of Diotain. This order would normally have been 50 tons but we have increased it to qualify for the 3% discount on three 20-tons units. Since we are particularly anxious to receive the Rutile R40, we should be obliged if you would arrange for immediate shipment of this order.

Yours faithfully,

4. Translate into English

1. Thưa các ngài,

Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 28 tháng 5 và đơn hàng Z533 của các ngài đặt mua 60 tấn Diotain.

Chuyến hàng này sẽ được xếp xuống tàu “Eagle” từ Newcastle ngày 7 tháng 6. Đại diện của chúng tôi tại đấy đã được chỉ thị gửi vận đơn cho các ngài vào lúc nhận được nó.

Còn về thắc mắc của các ngài về giá FOB của chúng tôi, các ngài hoàn toàn đúng khi các ngài cho rằng trong trường hợp của các ngài thì giá phải là giá FOB Newcastle. Chúng tôi thông báo giá FOB Liverpool trong thư thông báo chào hàng của chúng tôi là vì 80% hàng xuất khẩu của chúng tôi xuất từ cảng đó.

Chúng tôi ghi nhận sự hài lòng của các ngài về giá mới của chúng tôi và mong nhận được nhiều đơn hàng nữa của các ngài.

Kính chào,

2. Thưa các ngài,

Mặc dù chúng tôi chưa đặt hàng với các ngài trong hai năm, chúng tôi vẫn rất vui mừng nhận được thư thông báo chào hàng của các ngài ngày 20 tháng 5 và ghi nhận rằng giá titanium dioxide một lần nữa trở nên có sức cạnh tranh. Chúng tôi cũng vui mừng nhận thấy rằng các ngài đã sử dụng hệ thống công-tên-nơ đối với hàng xuất khẩu. Việc này sẽ trợ giúp mạnh mẽ việc bán hàng của các ngài ở ngoại quốc nói chung và ở Việt Nam nói riêng.

Xét về giá đã được cải tiến và những sắp xếp vận tải có hiệu quả (đôi khi chúng tôi phải đợi hàng tháng, thậm chí hàng quý cho một chuyến hàng từ ngoại quốc) chúng tôi đã quyết định đặt hàng mua 40 tấn Diotain loại A5, A15, A60 và R5 (đề nghị xem đơn hàng gửi kèm UK1127). Đây là đơn đặt hàng giao hàng ngay. Nếu các ngài phản đối thì việc thanh toán sẽ được tiến hành bằng chuyển khoản ngân hàng khi nhận được hàng.

Kính chào,

3. Thưa các ngài,

Chúng tôi xin cảm ơn thư của các ngài đề ngày 29 tháng 5 và đơn đặt hàng UK1127 mua 40 tấn diotain. Chúng tôi rất vui mừng báo cho các ngài biết rằng chuyến hàng này sẽ được xếp xuống tàu Patini, rời Liverpool đi Sài Gòn ngày 9 tháng 6. Chúng tôi sẽ gửi vận đơn cho các ngài ngay khi chúng tôi nhận được nó.

Chúng tôi khá thoả mãn là lại có thể cung cấp hàng hoá cho các ngài sau một thời kỳ gián đoạn khá dài. Chúng tin tưởng rằng giá có sức cạnh tranh của chúng tôi, cùng với dịch vụ công-tên-nơ thực sự có hiệu quả sẽ cổ vũ các ngài tiếp tục đặt hàng với chúng tôi.

Về đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng của các ngài thì chúng tôi hoàn toàn không có ý kiến phản đối.

Kính chào,

5. Translate into Vietnamese

1. Dear Sirs,

We refer to you circular of 20 May, advising us of your new prices for Diotain.

Although we have recently had notice of similar prices from a leading chemical company in Europe, we have decided to place our order with you because of your more satisfactory arrangements for shipment. There is now a regular containerships service operating between Liverpool and Cape Town, and these ships often call in at Tema, a new harbour, 17 miles from Accra, Ghana. This means that we shall be able to place smaller order with greater efficiency, knowing that as soon as our stocks get low, we can receive another consignment with the minimum of delay.

The enclosed order CH 2709- is for 20 tons and includes an order for R5 which we have received from a soap manufacturing factory. This is the first order they have placed with us, but there is every chance that they will repeat if they are satisfied with the quality.

Yours faithfully,

2. Dear sirs,

We thank you for your letter of 30^th May and for your order CH 2709, which is now receiving our best attention and will be forwarded on the first available containership.

We note that your order included 5 tons of R5 which you mention as being for a soap manufacturer. As it is customary of soap to use anatase and not Rutile Titanium, it occurs to us that perhaps this should read A5.

We should be obliged if you would email by return whether this is meant to be A5.

Yours sincerely,

6. Letter – writing

1. Minexport Hanoi receives a circular from Fuji Co. Tokyo, offering polivinyl chloried at a special price on orders of 60 tons and over. They write replying enclosing their order for this amount but stipulating that the consignment is to be shipper to Ho Chi Minh City immediately.

2. Fuji Chemical Co, answers saying that the consignment will be shipped on SS Maru sailing from Osaka on 19^th March and due to arrive at Ho Chi Minh on 29^th .

3. Your corporation or company places an order with a foreign firm for 80 refrigerators-Denton-that have been announced at a special price in a circular. In addition they order 40 Double-Denton, which are refrigerators for store-rooms. They ask if part of the order 35 of the first model and 20 of the second-can be shipped to Hai Phong before March.

4. The supplier of Denton Refrigerator replies saying that they have arranged for shipment and that part of the consignment can be shipped to Hai Phong before March. The goods will arrive on 25 Feb, per MV Glenfield.

* * * * * * * * * * * *