2 Chương 1: Phong cách và cấu trúc của một bức thư thương mại

1. Phong cách của một bức thư thương mại

Thư thương mại là phương tiện chính được một công ty sử dụng để giữ liên lạc với khách hàng; rất thường nó là công ty duy nhất và khách hàng hình thành ấn tượng của họ về công ty từ giọng điệu và chất lượng của những bức thư mà công ty gửi đi.

Giấy chất lượng tốt và một tiêu đề thư hấp dẫn đóng vai trò quan trọng trong việc này, nhưng chúng ít quan trọng hơn thông điệp mà chúng mang theo. Kinh không kêu ngôn ngữ tao nhã của thi nhân., nhưng nó đòi hỏi người viết phải diễn đạt chính xác bằng một ngôn ngữ đơn giản rõ ràng, ngắn gọn, lịch sự và dễ hiểu.

Thứ hai là tính đúng ngữ pháp, đạt được một phong cách kinh doanh phù hợp có thể là vấn đề lớn nhất đối với người viết thư thương mại. Một dấu hiệu chắc chắn của một nhà văn thiếu kinh nghiệm, Trên thực tế, là nỗ lực rõ ràng để nghe có vẻ quá “giống như kinh doanh”.

Theo yêu cầu của bạn, xin vui lòng tìm thấy kèm theo đây với một séc với số tiền $1,649.

Những cách diễn đạt như “herewith” và “as per” không đóng góp gì cho thông điệp trong khi làm cho chữ cái nghe có vẻ cứng nhắc và khó hiểu.

Bước đầu tiên, sau đó, để viết thư thương mại thành công là thư giãn. Trong khi thư thương mại sẽ khác nhau về hình thức giọng điệu quen thuộc với trang trọng, tất cả chúng phải nghe tự nhiên. Trong giới hạn của tiếng Anh chuẩn, tất nhiên rồi, bạn nên cố gắng nói mọi thứ một cách "bình thường":

Như bạn đã yêu cầu, Tôi đang gửi kèm theo một tấm séc cho $1,649.

Nếu bạn chống lại sự cám dỗ để nghe có vẻ giống như kinh doanh, cuối cùng bạn sẽ có đầu óc kinh doanh hơn. Phiên bản thứ hai của câu mẫu của chúng tôi không chỉ mang tính cá nhân và thân thiện hơn; nó cũng hiệu quả hơn. Nó sử dụng ít từ hơn, mất ít thời gian hơn để viết và đánh máy cũng như đọc và hiểu.

Với lời khuyên ban đầu này trong tâm trí, xem lại danh sách các biểu thức từ sau đây. Sau đó, hãy lập kế hoạch loại bỏ những thuật ngữ này khỏi vốn từ vựng viết thương mại của bạn.

1.1. Cách diễn đạt trong thư thương mại

Thay vì:		Sử dụng:
khuyên nhủ, báo		Nói, noi, hãy cho chúng tôi biết
dọc theo những dòng, về trình tự của		như, tương tự như
vào một buổi sớm		Sớm, hôm nay, tuần tới
sớm nhất là thuận tiện cho bạn		một ngày cụ thể
ở thời điểm hiện tại		Hiện nay, hiện tại
tại văn bản này kiểm tra để trang trải		kiểm tra
cho là		tin rằng, coi như
do thực tế rằng,		tại vì
vì thực tế rằng		tại vì
ủng hộ, truyền thông		lá thư, bản ghi nhớ, et al
cho mục đích		vì
phía trước		gửi
miễn phí		tự do
phù hợp với		dựa theo
Có lợi ích, trước		trước
phù hợp với		Như bạn đã yêu cầu
với số lượng		vì
trong trường hợp đó		nếu, trong trường hợp
tử tế		Xin vui lòng
của ngày gần đây		gần đây
buổi tiệc		người, một cái tên cụ thể
nói		không được sử dụng như một tính từ
giống nhau		không được sử dụng như một danh từ
tiếp theo		sau, từ
người viết, người ký tên dưới		Tôi / tôi / chúng tôi / chúng tôi
cho đến văn bản này		cho đến bây giờ

Hãy xem xét sự khác biệt giữa hai phiên bản của cùng một bức thư:

một. Gửi ngài. Pendleton,

Với tham chiếu đến đơn đặt hàng của bạn cho một Nashito 35máy ảnh mm, chúng tôi đang nhận séc của bạn và đang trả lại như cũ.

Tôi xin thông báo với bạn rằng, như một nhà sản xuất, công ty chúng tôi chỉ bán máy ảnh cho các đại lý. Tuân thủ các thỏa thuận bán buôn của chúng tôi, chúng tôi cho rằng tốt nhất là không nên kinh doanh trực tiếp với người tiêu dùng tư nhân.

Cho thông tin của bạn, có nhiều nhà bán lẻ trong vùng lân cận của bạn mang Nashito máy ảnh. Đính kèm, vui lòng tìm danh sách các đại lý đã nói.

hy vọng bạn hiểu.

Trân trọng,

b. Gửi ngài. Pendleton,

Chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của bạn cho một Nashito 35máy ảnh mm nhưng, rất tiếc phải trả lại séc của bạn.

Là một nhà sản xuất, chúng tôi chỉ bán máy ảnh cho các đại lý, với người mà chúng tôi có các thỏa thuận bán buôn rất rõ ràng.

Tuy nhiên, chúng tôi chân thành đánh giá cao sự quan tâm của bạn Nashito Mỹ phẩm. Chúng tôi là, do đó, bao gồm danh sách các nhà bán lẻ trong cộng đồng của bạn, những người mang đầy đủ các dòng máy ảnh của chúng tôi. Bất kỳ ai trong số họ sẽ rất vui khi được phục vụ bạn.

Trân trọng kính chào,

1.2. Lịch sự và lịch sự

Trong khi cố gắng để có một giai điệu tự nhiên, bạn cũng nên hướng tới một cái nhìn tích cực. Ngay cả khi chủ đề bức thư của bạn khó chịu, điều quan trọng là phải lịch sự và tế nhị. Xây dựng và duy trì thiện chí của người đọc phải là mục tiêu cơ bản của gần như bất kỳ bức thư nào bạn viết. Thậm chí là một khó khăn – thử thách với khách hàng một ngày nào đó có thể trở thành khách hàng trả tiền. Một câu “làm ơn” hoặc “cảm ơn” đơn giản thường đủ để làm cho một bức thư bình thường nhã nhặn hơn. Thay vì:

Chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của bạn.

Bạn có thể thử:

Cảm ơn bạn đã đặt hàng gần đây.

Hoặc, thay cho kẻ vô nhân cách:

Kiểm tra hồ sơ của chúng tôi, chúng tôi đã xác minh lỗi trong hóa đơn tháng 11 của bạn

bạn có thể giúp giữ chân khách hàng bằng cách viết:

Vui lòng chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về sai sót trong hóa đơn tháng 11 của bạn.

Nói “chúng tôi xin lỗi" hoặc "tôi đánh giá cao”Có thể làm được nhiều điều để xây dựng các mối quan hệ kinh doanh bổ ích.

Mặt khác, bạn phải khéo léo khi gửi những thông điệp khó chịu. ĐỪNG BAO GIỜ buộc tội người đọc của bạn bằng những cụm từ như “lỗi của bạn” hoặc “sự thất bại của bạn”. Một lá thư phản đối sẽ nói:

Bởi vì bạn đã từ chối thanh toán hóa đơn quá hạn dài của mình, xếp hạng tín dụng của bạn đang gặp nguy hiểm.

Một lá thư ngoại giao hơn (và do đó một cách khác thích hợp để nhận được kết quả) có thể nói:

Vì $5,200 số dư trên tài khoản của bạn hiện đã quá hạn chín mươi ngày, xếp hạng tín dụng của bạn đang gặp nguy hiểm.

Bởi vì câu thứ hai kiềm chế không tấn công người đọc cá nhân (và cũng bao gồm các chi tiết quan trọng), nó sẽ được đọc một cách cởi mở hơn.

Một lời cảnh báo là cần thiết ở đây. Một số nhà văn, trong một nỗ lực để trở nên dễ chịu, kết thúc bức thư của họ bằng các đoạn câu:

Mong câu trả lời sớm của bạn.

Hy vọng được nghe từ bạn sớm.

Cảm ơn các bạn đã quan tâm.

Những cụm từ tham gia này (lưu ý – ING hình thức trong mỗi) KHÔNG nên được sử dụng để kết thúc một bức thư:

Chúng tôi mong nhận được câu trả lời sớm của bạn.

Tôi mong sẽ nhận được hồi âm của bạn sớm.

Cảm ơn bạn đã quan tâm.

Hãy xem xét sự khác biệt giữa hai phiên bản này của cùng một bản ghi nhớ:

một.

ĐẾN: Giám sát bộ phận Ngày tháng 1 Bước đều, 20… TỪ: Thư ký giám đốc Thông báo cho cấp dưới của bạn: 1. Bởi vì rất nhiều người đã lợi dụng sự khoan hồng trong quá khứ, sự muộn màng sẽ không còn bị coi thường. Phiếu lương sẽ được cập nhật vào thứ Hai, Bước đều 6. 2. Do lạm dụng các đặc quyền của nhân viên, dẫn đến các hóa đơn điện thoại đường dài cắt cổ, bất kỳ nhân viên nào bị bắt gặp thực hiện cuộc gọi cá nhân sẽ bị kỷ luật. Là người giám sát, bạn sẽ được yêu cầu thực thi các quy định mới.

b.

ĐẾN: Ngày tháng 1 Bước đều, 20… TỪ: Wanda Hatch, Thư ký giám đốc Không may, một số người đã lợi dụng các chính sách khoan dung của công ty liên quan đến việc đi muộn và các cuộc điện thoại cá nhân. Kết quả là, tất cả chúng ta bây giờ phải tuân theo các quy định khắt khe hơn. Vui lòng thông báo cho các thành viên trong bộ phận của bạn rằng: 1. Bắt đầu từ Thứ Hai, Bước đều 6, phiếu lương của những nhân viên đến muộn sẽ được cập cảng. 2. Các cuộc gọi điện thoại cá nhân không còn được phép. Thật xấu hổ khi sự lạm dụng của một số ít phải trả giá cho những người còn lại. Nhưng chúng tôi đang yêu cầu tất cả người giám sát bộ phận giúp chúng tôi thực thi các quy tắc mới này.

Lịch sự và tế nhị đôi khi đạt được nhờ cái được gọi là “bạn- cách tiếp cận".

Đó là, lá thư của bạn phải hướng đến người đọc và có âm thanh như thể bạn chia sẻ quan điểm của người đọc. Ví dụ:

Xin vui lòng chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi vì sự chậm trễ.

hoàn toàn lịch sự. Nhưng:

Chúng tôi hy vọng bạn không bị bất tiện nghiêm trọng bởi sự chậm trễ.

cho người đọc của bạn biết rằng bạn quan tâm.

Cái này, tất nhiên rồi, KHÔNG có nghĩa là bạn nên tránh “tôi” và “chúng tôi” khi cần thiết. Khi nào bạn sử dụng những đại từ này, Tuy nhiên, ghi nhớ một vài gợi ý:

– Sử dụng “Tôi” khi bạn đang đề cập đến bản thân (hoặc cho người thực sự sẽ ký vào lá thư).

– Sử dụng “chúng tôi” khi bạn đang đề cập đến chính công ty.

– KHÔNG sử dụng tên công ty hoặc "công ty của chúng tôi", cả hai điều đó, giống như các điều khoản được liệt kê trước đó trong chương này, âm thanh ngột ngạt. Thực hành này giống như tự giới thiệu bản thân bằng tên của một người, chứ không phải là “tôi” hoặc “tôi”.

Cũng thế, bạn nên cẩn thận sử dụng hạn chế tên người đọc trong phần nội dung thư. Mặc dù thực hành này có vẻ, ngay cái nhìn đầu tiên, để cá nhân hóa một bức thư, nó nghe có vẻ trịch thượng.

Bây giờ, so sánh hai chữ cái theo sau, và xem liệu bạn có nhận ra các đặc điểm làm cho chữ cái thứ hai mang tính "hướng đến bạn" hơn không.

một.

Gửi ngài. Biggs, Đã tiến hành điều tra tín dụng tiêu chuẩn của chúng tôi, chúng tôi đã kết luận rằng sẽ không khôn ngoan nếu chúng tôi cấp tín dụng cho bạn vào lúc này. Chúng tôi tin rằng mức độ nghĩa vụ hiện tại của bạn khiến bạn có rủi ro tín dụng xấu. Như bạn có thể hiểu, lợi ích tốt nhất của chúng tôi là chỉ cấp tài khoản phí cho những khách hàng có khả năng thanh toán đã được chứng minh. Vui lòng chấp nhận sự hối tiếc chân thành của chúng tôi và cảm thấy tiếp tục mua sắm tại Allen’s trên cơ sở tiền mặt. Trân trọng kính chào,

b.

Gửi ngài. Biggs, Tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn đăng ký tài khoản tính phí của Allen của bạn đã bị từ chối. Bộ phận Tín dụng của chúng tôi tin rằng, vì nghĩa vụ hiện tại của bạn, tín dụng bổ sung có thể khó cho bạn xử lý vào lúc này. Danh tiếng tín dụng của bạn quá giá trị để có thể lâm vào tình trạng nguy hiểm. Chúng tôi sẽ rất vui, tất nhiên rồi, xem xét lại đơn đăng ký của bạn trong tương lai nếu trách nhiệm tài chính của bạn được giảm bớt. Cho đến lúc đó, chúng tôi hy vọng bạn sẽ tiếp tục mua sắm tại Allen’s, nơi mọi khách hàng đều là mối quan tâm hàng đầu của chúng tôi. Trân trọng kính chào,

1.3. Ghi chú về phong cách

Một lời cuối cùng về phong cách: một bức thư thương mại tốt phải được tổ chức tốt. Bạn phải lên kế hoạch trước mọi điều bạn muốn nói; bạn phải nói mọi thứ cần thiết cho tin nhắn của bạn; và sau đó bạn phải dừng lại. Đó là, một lá thư phải logic, hoàn thành, và ngắn gọn.

Khi lập kế hoạch viết thư và trước khi bạn bắt đầu viết, ghi lại điểm chính bạn muốn thực hiện. sau đó, liệt kê tất cả các chi tiết cần thiết để làm cho điểm đó; đây có thể là những sự thật, lý do, giải thích, vân vân. Cuối cùng, sắp xếp lại danh sách của bạn; trong Bức thư, bạn sẽ muốn đề cập đến mọi thứ theo một thứ tự hợp lý để thông điệp của bạn được truyền tải rõ ràng nhất có thể.

Hoàn thành một bức thư diễn ra trong trạng thái lập kế hoạch, quá. Kiểm tra danh sách của bạn để đảm bảo rằng bạn đã bao gồm tất cả các chi tiết liên quan; người đọc bức thư đã hoàn thành của bạn phải có tất cả thông tin mà họ cần. Ngoài sự thật, lý do, và giải thích, thông tin cần thiết, cũng có thể lôi cuốn cảm xúc hoặc sự hiểu biết của người đọc. Nói cách khác, nói mọi thứ bạn có thể để gợi ra từ người đọc câu trả lời bạn muốn.

Mặt khác, bạn phải cẩn thận đừng nói quá nhiều. Bạn phải biết khi nào một bức thư được viết xong. Nếu một tin nhắn ngắn gọn, chống lại sự cám dỗ để "độn" nó; nếu bạn đã nói những gì bạn phải nói chỉ trong một vài dòng, đừng cố điền vào lá thư. Một sai lầm là lặp lại một ý tưởng. Nếu bạn đã gửi lời cảm ơn, bạn sẽ làm đảo lộn trật tự hợp lý và, vì thế, tác động của lá thư của bạn nếu bạn kết thúc bằng:

Cảm ơn bạn một lần nữa.

Đánh dấu vào một tin nhắn bổ sung riêng biệt cũng sẽ làm suy yếu tác dụng của điểm chính của bạn. Hãy tưởng tượng bạn nhận được một hóa đơn quá hạn đã lâu, một bức thư thu tiền kết thúc:

Hãy để chúng tôi nhân cơ hội này để nhắc bạn rằng Bán hàng tháng Giêng của chúng tôi bắt đầu vào tuần tới, với ba ngày xem trước cho khách hàng tính phí đặc biệt của chúng tôi.

Đừng, Hơn thế nữa, cung cấp cho người đọc của bạn nhiều thông tin hơn mức cần thiết:

Vì sinh nhật của chồng tôi là tháng 10 12. Tôi muốn đặt bộ ba kiện hành lý trong danh mục Mùa thu của bạn.

Chắc chắn, một nhân viên đặt hàng muốn biết số kiểu của hành lý hơn là ngày sinh của chồng bạn.

Trong một tĩnh mạch tương tự, bạn nên cố gắng loại bỏ các từ và cụm từ thừa khỏi các chữ cái của mình. Ví dụ.

Tôi đã nhận được lời mời của bạn, mời tôi tham gia Hội nghị nghề nghiệp hàng năm của bạn.

Vì tất cả các lời mời đều mời, từ "mời tôi" là thừa. Một sai lầm phổ biến khác là nói:

Thảm màu xanh lá cây.

hoặc

Tấm thảm màu xanh lá cây.

Màu xanh lá cây là một màu, vì vậy để sử dụng từ màu sắc là từ.

Trạng từ thường là nguyên nhân của sự dư thừa:

Nếu chúng ta hợp tác cùng nhau, dự án sẽ nhanh chóng kết thúc.

Hợp tác đã có nghĩa là làm việc cùng nhau, vì vậy sử dụng công việc cùng nhau là không cần thiết.

Cũng thế, khi một từ sẽ thay thế chính xác một số, sử dụng một từ. Thay vì:

Ông. Kramer đã xử lý công việc trong một cách hiệu quả.

Nói:

Ông. Kramer đã xử lý công việc hiệu quả.

1.4. Biểu thức thừa

Danh sách các điểm dư thừa phổ biến sau đây sẽ giúp bạn loại bỏ vấn đề hình thành bài viết của bạn.

Bây giờ hãy xem xét hai mẫu thư sau. Lưu ý rằng phần dư thừa trong phần đầu tiên được loại bỏ trong phần thứ hai.

một.

Gửi ngài. Rodriguez, Tôi rất vui với những lời mời mà tôi nhận được từ các bạn mời tôi phát biểu cho Hiệp hội Thư ký Quốc gia vào tháng Sáu 11. Không may, Tôi rất tiếc vì tôi không thể tham dự cuộc họp vào tháng 6 11. Tôi cảm thấy rằng tôi không có đủ thời gian để chuẩn bị cho bản thân vì tôi đã nhận được lời mời của bạn vào tháng 6 3 và không đủ thời gian để chuẩn bị tinh thần cho bài phát biểu. Trân trọng,

b.

Gửi ngài. Rodriguez, Tôi vui mừng nhận lời mời nói chuyện với Hiệp hội Thư ký Quốc gia. Không may, Tôi không thể tham dự cuộc họp vào ngày 11 tháng 6. Tôi cảm thấy mình sẽ không có đủ thời gian để chuẩn bị cho bản thân vì tôi đã nhận được lời mời của bạn vào tháng 6 3. Tôi sẽ rất vui được nói chuyện với tổ chức của bạn vào một dịp khác nếu bạn cho tôi biết thêm một chút. Chúc bạn gặp may mắn. Trân trọng kính chào,

Tất nhiên rồi, khi bạn loại trừ các chi tiết không liên quan và phần dư thừa, bạn nên cẩn thận KHÔNG cắt góc bằng cách bỏ đi những từ cần thiết. Ví dụ, một số nhà văn, trong một nỗ lực sai lầm về hiệu quả, bỏ qua các bài báo (các, a và an) và giới từ:

Vui lòng gửi đơn đặt hàng giao hàng đặc biệt.

Tác dụng duy nhất của việc bỏ qua “the” và “by” ở đây

"Vui lòng gửi đơn đặt hàng bằng cách giao hàng đặc biệt"

là đưa ra yêu cầu cộc lốc và không mang tính cá nhân.

2. Cấu trúc của một thư thương mại

Trước khi thảo luận về nội dung bức thư, bạn phải kiểm tra vẻ ngoài của lá thư, vì nó là điều kiện vật chất của một bức thư tạo ấn tượng đầu tiên cho người đọc của bạn. Trước khi đọc dù chỉ một từ bạn đã viết, người đọc đã hình thành ý kiến ​​dựa trên cách nhìn bức thư của bạn – sự sắp xếp, chất lượng đánh máy, vân vân.

Khi bạn đã soạn xong phần nội dung thư và sẵn sàng nhập, ghi nhớ ba điều:

Đánh máy Chữ cái phải có khoảng cách đơn với khoảng cách đôi giữa các đoạn văn. Buộc phải gọn gàng và tối. Các lỗi không được xóa; chất lỏng sửa chữa hoặc giấy nên được sử dụng thay thế.

Paragraphing Các ngắt đoạn phải đến ở các điểm hợp lý trong thông điệp của bạn và cũng sẽ dẫn đến sự xuất hiện NGAY LẬP TỨC. Đoạn một dòng theo sau bởi một đoạn tám dòng sẽ trông nặng nề. Các đoạn văn có độ dài xấp xỉ nhau sẽ làm hài lòng người xem.

Khoảng trắng Ngoài không gian được tạo ra bằng cách paragraphing, để trống bằng cách căn giữa lá thư của bạn trên trang. Khoảng trắng rộng rãi sẽ bao quanh thư, trên và dưới cũng như cả hai bên. Nếu một bức thư ngắn gọn, tránh bắt đầu nhập quá cao trên trang; nếu một bức thư dài, đừng ngần ngại sử dụng thêm một tờ giấy. (Xem hình 1 để có khoảng cách được đề xuất giữa các phần của chữ cái).

2.1. Các phần của thư kinh doanh

Mặc dù vị trí ngang của các bộ phận chữ cái có thể khác nhau (xem phần tiếp theo, “Kiểu sắp xếp”), thứ tự dọc của các bộ phận này là tiêu chuẩn. Tham khảo mẫu thư (Bố cục Thư 1) khi bạn nghiên cứu danh sách các phần của chữ cái sau đây.

2.2. Bố cục

Như đã lưu ý trước đó, vị trí ngang của các bộ phận chữ cái linh hoạt trong giới hạn của ba kiểu cơ bản. Thường, tuy nhiên, một công ty sẽ có một phong cách sắp xếp ưu tiên mà nhân viên được yêu cầu sử dụng.

BỐ TRÍ THƯ 1: Tất cả các phần của chữ cái bắt đầu ở lề trái. Do đó, nó là kiểu sắp xếp truyền thống nhanh nhất để gõ.

BỐ TRÍ THƯ 2: Như bố cục chữ cái 1, tất cả các phần của chữ cái bắt đầu ở lề trái, ngoại trừ đường dữ liệu, Đóng cửa miễn phí, chữ ký công ty, và nhận dạng của nhà văn, bắt đầu ở giữa ngang của trang. (Tùy chọn: đường dữ liệu có thể kết thúc ở lề phải; sự chú ý và dòng chủ đề có thể được căn giữa hoặc thụt vào năm hoặc mười khoảng trắng).

BỐ TRÍ THƯ 3: Điều này cũng giống như một bố cục chữ cái 2 với một lần thay đổi: đầu mỗi đoạn được thụt vào năm hoặc mười khoảng trắng.

2.3. Kiểu chấm câu

Bất kể kiểu dấu chấm câu, phần chữ cái duy nhất (bên ngoài cơ thể) được theo sau bởi các dấu câu là lời chào và kết thúc miễn phí. Trong cơ thể, các quy tắc chung về dấu câu được áp dụng.

Ghi chú: Lời chào và kết thúc phải được ngắt câu nhất quán: cả hai đều được theo sau bởi dấu câu hoặc cả hai đều được theo sau bởi dấu câu.

MỞ: Không có dấu chấm câu nào được sử dụng, ngoại trừ trong cơ thể. (Bố cục Thư 2)

TIÊU CHUẨN: Sau lời chào bằng dấu phẩy và dấu hai chấm ở Hoa Kỳ, kết thúc miễn phí, được theo sau bởi một dấu phẩy. (Bố cục Thư 3)

Dhannt & Sons Co., Ltd. 315 Newell Str. Birmingham B3 3EL Vương quốc Anh Mức tham chiếu của chúng tôi: LC / dt 24 Tháng chín, 20…. Giới thiệu của bạn: Tocontap 36 Bà Triệu Str. Hanoi Vietnam Attn: Ms Hà An Kính gửi Ngài Lại: Đặt hàng không. TD 5644 Vui lòng tìm kèm theo đơn đặt hàng của chúng tôi Không. TD5644 cho áo len nam và nữ với các kích cỡ khác nhau, màu sắc và kiểu dáng. Chúng tôi đã quyết định chấp nhận 15% chiết khấu thương mại bạn đã cung cấp và các điều khoản thanh toán viz D / P, nhưng muốn các điều khoản này được sửa đổi trong tương lai gần. Bạn có vui lòng gửi tài liệu vận chuyển và bản nháp thị giác của bạn tới Northminster Ngân hàng, Đường giao dịch, Birmingham B3 SIQ. Nếu bạn không có bất kỳ bài báo nào được liệt kê trong kho, xin vui lòng không gửi sản phẩm thay thế ở vị trí của họ. Chúng tôi đánh giá cao việc giao hàng trong vòng sáu tuần tới, và mong bạn xác nhận. Trân trọng Đối với Dhannt & Sons Co., Ltd. (Đã ký) DHANNT Người quản lý nhập khẩu Enc: Đặt hàng không. TD 6544 C.C: Ông. Quang Huy

Bố cục Thư 1

Dhannt & Sons Co., Ltd. 315 Newell Str. Birmingham B3 3EL Vương quốc Anh Mức tham chiếu của chúng tôi: LC / dt 24 Tháng chín, 20…. Giới thiệu của bạn: Tocontap 36 Bà Triệu Str. Hanoi Vietnam Attn: Ms Ha Anh Kính gửi Ngài, Lại: Đặt hàng không. TD 5644 Vui lòng tìm kèm theo đơn đặt hàng của chúng tôi Không. TD5644 cho áo len nam và nữ với các kích cỡ khác nhau, màu sắc và kiểu dáng. Chúng tôi đã quyết định chấp nhận 15% chiết khấu thương mại bạn đã cung cấp và các điều khoản thanh toán viz D / P, nhưng muốn các điều khoản này được sửa đổi trong tương lai gần. Bạn có vui lòng gửi tài liệu vận chuyển và bản nháp thị giác của bạn tới Northminster Ngân hàng, Đường giao dịch, Birmingham B3 SIQ. Nếu bạn không có bất kỳ bài báo nào được liệt kê trong kho, xin vui lòng không gửi sản phẩm thay thế ở vị trí của họ. Chúng tôi đánh giá cao việc giao hàng trong vòng sáu tuần tới, và mong bạn xác nhận. Trân trọng, Đối với Dhannt & Sons Co., Ltd. (Đã ký) DHANNT Người quản lý nhập khẩu Enc: Đặt hàng không. TD 6544 C.C: Ông. Quang Huy

Bố cục Thư 2

Dhannt & Sons Co., Ltd. 315 Newell Str. Birmingham B3 3EL Vương quốc Anh Mức tham chiếu của chúng tôi: LC / dt 24 Tháng chín, 20…. Giới thiệu của bạn: Tocontap 36 Bà Triệu Str. Hanoi Vietnam Attn: Ms Ha Anh Kính gửi Ngài Lại: Đặt hàng không. TD 5644 Vui lòng tìm kèm theo đơn đặt hàng của chúng tôi Không. TD5644 dành cho nam và áo len với các kích cỡ khác nhau, màu sắc và kiểu dáng. Chúng tôi đã quyết định chấp nhận 15% chiết khấu thương mại bạn đã cung cấp và các điều khoản thanh toán viz D / P, nhưng muốn các điều khoản này được sửa đổi trong tương lai gần. Bạn có vui lòng gửi tài liệu vận chuyển và bản nháp thị giác của bạn tới Northminster Ngân hàng, Đường giao dịch, Birmingham B3 SIQ. Nếu bạn không có bất kỳ bài báo nào được liệt kê trong kho, xin vui lòng không gửi sản phẩm thay thế ở vị trí của họ. Chúng tôi đánh giá cao việc giao hàng trong vòng sáu tuần tới, và mong bạn xác nhận. Trân trọng Đối với Dhannt & Sons Co., Ltd. (Đã ký) DHANNT Người quản lý nhập khẩu Enc: Đặt hàng không. TD 6544 C.C: Ông. Quang Huy

Bố cục Thư 3

2.4. Bài viết

Nên tránh các đoạn viết lại: khi bức thư được lên kế hoạch tốt, tất cả thông tin quan trọng sẽ được bao gồm trong phần nội dung. Tuy nhiên, khi nào cần có phần tái bút, nó được sắp xếp như các đoạn khác trong chữ cái đứng trước "P.S." hoặc "PS".

P.S. Hãy để tôi nhắc bạn về mức giảm giá đặc biệt của bạn đối với các đơn đặt hàng cho một tá thiết bị cùng một mẫu trở lên.

2.5. Paragraphing đặc biệt

Khi thông báo chứa báo giá hoặc ký hiệu của dữ liệu đặc biệt, thông tin này được đặt trong một đoạn văn đặc biệt được thụt lề năm dấu cách ở bên trái và bên phải, đứng trước và theo sau bởi một dòng trống.

2.6. Cái phong bì

Địa chỉ phong bì được viết theo cách tương tự như địa chỉ bên trong, nhưng để gửi thư đến hoặc đi đến Vương quốc Anh, mã bưu điện thường được viết đề nghị tên của thành phố hoặc thị trấn, và tên của cả thị trấn và quốc gia được viết bằng chữ in hoa. Ví dụ:

a.Mr. G. Penter

49 Đường tưởng niệm

ORPINGTON

Kent BR6 9UA

b.Messrs W. Brownlow Co.

600 Phố Grand

LONDON THẮNG 9UZ

VƯƠNG QUỐC ANH

Ở Mỹ, một phong bì phải được gửi tương ứng với địa chỉ bên trong.

Trên một phong bì, Tuy nhiên, tên tiểu bang có thể được viết tắt theo kiểu Bưu điện Hoa Kỳ ZIP code. Trên một phong bì kích thước doanh nghiệp tiêu chuẩn, địa chỉ phải cách mép trái bốn inch, mười bốn dòng từ trên cùng như trong ví dụ (c).

Phù hợp với hướng dẫn của Dịch vụ Bưu điện, địa chỉ nên được chặn và có một khoảng cách: và nó phải bao gồm mã ZIP một dấu cách sau trạng thái. Vì KHÔNG có thông tin nên xuất hiện bên dưới hướng dẫn đặc biệt của mã ZIP (nhu la ĐẾN: Ông. Smith hoặc Vui lòng chuyển tiếp nên được đặt bốn dòng bên dưới địa chỉ trả hàng. Tương tự, dịch vụ gửi thư, nhu la Đường hàng không hoặc Thư được chứng nhận nên được đánh bên dưới con tem).

Địa chỉ trả hàng, khớp với tiêu đề thư, thường được in trên phong bì kinh doanh.

c.

Con tem

CỬA HÀNG BỘ PHẬN CỦA FLANAGAN

12207 Dải Hoàng hôn

Những thiên thần, CA 91417

Cơ quan thu gom sốt cà chua

1267 Đại lộ Hollywood

Những thiên thần, CA 91401

Mỹ

2.7. Một số ghi chú cuối cùng về thư từ chung

Một số công ty kinh doanh sử dụng Esq. sau tên thay vì Ông. trước nó. Nhưng đừng bao giờ sử dụng cả hai ví dụ:.

Ông. John Scare hoặc

John Scare Esq.

Cả hai hình thức này đều không được sử dụng khi tiêu đề được đặt trước tên, ví dụ.

Tiến sĩ. Patricia Denham

GS. Hoang Trong Phien

Ngài Herman Black

Các dạng ngắn gọn của Bằng đại học được viết sau tên, tức là. MA (thạc sĩ nghệ thuật), MBA (Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh), MD (Bác sĩ y khoa), B. com (Cử nhân Thương mại); ví dụ. Michael Cluster, MD; Thu Hong, MBA; Henry Steward, Bằng tiến sĩ; Gladys Shopper, B.Com.

Messrs. viết tắt của quý ông. Mẫu đơn này không bao giờ được viết hoàn toàn bằng tiếng Anh và được sử dụng rộng rãi cho các công ty hợp danh và công ty TNHH.

Thân mến không bao giờ được sử dụng với Quý ông. Hình thức Quý ông được chấp nhận khi bức thư được gửi đến một ủy ban, một Ban Giám đốc của các cơ quan công quyền khác và được người Mỹ ưa thích.

2.8. Hướng dẫn Viết

Các quy tắc để viết thư thương mại tốt có thể được tóm tắt như sau:

1. Trước tiên, hãy nghĩ đến người đọc và đề cập đến sở thích của họ. Nói với anh ấy tất cả những gì anh ấy muốn biết và đừng để anh ấy đọc giữa dòng.

2. Sử dụng giọng điệu phù hợp với tình huống và mục đích của bức thư.

3. Viết tự nhiên, như bạn sẽ nói, sử dụng các từ đơn giản và quen thuộc.

4. Viết rõ ràng và đi vào trọng tâm.

5. Viết một cách lịch sự và làm cho lá thư của bạn có vẻ thân thiện và chân thành.

6. Tránh dùng từ, nhưng đồng thời hãy nhớ rằng điều quan trọng hơn là phải rõ ràng và lịch sự ngay cả khi nó có nghĩa là sử dụng nhiều từ hơn.

7. Tránh biệt ngữ thương mại với các hình thức diễn đạt vô nghĩa vòng vo của nó.

8. Viết hiệu quả bằng cách sử dụng ngôn ngữ đơn giản, bằng cách nhất quán và chính xác.

9. Tránh đơn điệu bằng cách giới thiệu sự đa dạng.

10. Viết cho một kế hoạch nếu lá thư của bạn dài hoặc đặc biệt quan trọng

11. Đặc biệt chú ý đến đoạn mở đầu và kết thúc vì ấn tượng đầu tiên và cuối cùng để lại dấu ấn đặc biệt cho người đọc.

12. Kiểm tra kỹ thư của bạn sau khi viết.

BÀI TẬP

1. Trả lời các câu hỏi sau:

1. Làm thế nào để bạn viết một bức thư thương mại?

2. Nó yêu cầu loại ngôn ngữ nào?

3. Các phần chính của một bức thư thương mại là gì?

4. Tiêu đề thư chứa những gì?

5. Bạn viết ngày tháng như thế nào?

6. Làm thế nào để bạn xử lý các chủ đề khác nhau của một bức thư kinh doanh?

7. Bạn viết gì trong phần kết thúc miễn phí?

8. Messrs là gì. Là viết tắt của? Khi nào nó được sử dụng?

9. Khi nào và ở đâu Gentlemen được sử dụng?

10. Bạn viết ref ở đâu. viết tắt của tham chiếu trong thư của bạn?

11. Ai là người gửi bức thư mẫu?

12. Ai là người nhận bức thư mô hình?

13. Thư mẫu nói về cái gì?

14. Những gì được đính kèm với chữ cái mô hình?

2. Dịch sang tiếng Anh

– Địa chỉ và địa chỉ điện báo của Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm là gì?

– Khi viết thư, phải viết rõ ràng dễ hiểu và rất tự nhiên.

– Giấy tốt, hình thức bức thư đẹp rất quan trọng, nhưng quan trọng hơn và quyết định sự thành công hay thất bại của một bức thư lại là nội dung của nó.

– Chúng tôi đã nhận được thư của các ngài đề ngày 20 tháng 3, xin rất cám ơn.

– Chúng tôi tin tưởng rằng những gì chúng tôi đang gửi cho các ngài sẽ có ích cho các ngài.

3. Đặt ngày và địa chỉ sau theo mẫu cho sẵn Tất cả các chữ cái được viết bởi NAFORIMEX HANOI.

8^{thứ tự} Bước đều, 20….

Black Co., Ltd.

20 Phố Moorgate

Luân Đôn WC2 B21

Nước Anh.

Kính gửi Ngài,

……………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………….

Trân trọng,

Đối với NAFORIMEX HANOI

(Đã ký)

4 . Viết một lá thư với nội dung sau

– Ngày viết 1-12-20…

– Người gửi Công ty xuất khẩu tạp phẩm, 36 phố Bà Triệu, Hà Nội, đại chỉ điện báo TOCONTAP HANOI, điện thoại: 04 83456362.

– Người nhận: J.C.. GIlbert, Ltd. Nhà Columbia, Aldwych, London, W.C. 2, Vương quốc Anh.

– Đại diện cho TOCONTAP HANOI ký thư là ông Nguyễn Thành Quang, chức vụ Tổng Giám đốc.

– Nội dung thư: TOCONTAP HANOI cám ơn thư của bạn hàng đề ngày 21 tháng 11, 20… và mẫu hàng các mặt hàng đã và đang được xuất khẩu sang Đông Âu và châu Á Thái Bình Dương. TOCONTAP sẽ nghiên cứu và rất có thể đặt những đơn hàng mua thử đầu tiên trong tương lai gần.

5. Nhập chữ cái này vào mỗi 3 bố cục sắp xếp 1, 2 và 3.

Dateline: 9 giờ 20 tháng 7…

Địa chỉ bên trong: Viện Công nghệ Trung Đại Tây Dương, 149 Đường Danbury, Danbury, Connecticut 50202

Dòng chú ý: Hiệu trưởng Claude Monet.

Lời chào: Kính gửi Ngài

Dòng chủ đề: Trao đổi giáo dục

Thân hình:

Ủy ban trao đổi giáo dục giữa Hoa Kỳ và Bỉ đã khuyên tôi nên liên hệ với bộ phận hỗ trợ việc làm của bạn.

Tôi đã nhận được Bằng Tiến sĩ của mình với "sự xuất sắc" từ Đại học Brussels và muốn dạy tiếng Pháp (tiếng mẹ đẻ của tôi) Tiếng Anh, Dutton hoặc tiếng Đức.

Lĩnh vực đặc biệt của tôi là văn học Anh. Tôi đã viết luận văn của mình về James Joyce nhưng tôi cũng đủ điều kiện để dạy ngôn ngữ cho sinh viên kinh doanh. Tôi đã hoạt động trong lĩnh vực ngôn ngữ học ứng dụng trong hai năm qua tại Đại học Brussels.

Tôi mong muốn được nghe từ bạn.

Đóng cửa miễn phí: Trân trọng bạn

Nhận dạng người ký: Jacqueline Breuer

Tên viết tắt tham chiếu.

***************