7 Chương 6: Khiếu nại và yêu cầu bồi thường
Bất chấp các thỏa thuận trước đó và việc giải quyết các điều khoản và điều kiện của một giao dịch bằng văn bản, các lỗi và các trường hợp khó chịu khác đôi khi có thể xảy ra trong quá trình giao dịch; và những điều này thường dẫn đến những tranh chấp tẻ nhạt.
Thông thường, một trường hợp bắt đầu với việc bên không hài lòng gửi một lá thư khiếu nại, bản thân nó là một yêu cầu bồi thường. Khi có sự khác biệt đáng kể giữa lô hàng và các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, thương nhân sẽ yêu cầu bồi thường hoặc đặt hàng hóa theo ý của người bán.
Sau đây là hai loại khiếu nại mà người mua thường đưa ra:
1. Khiếu nại thực sự phát sinh do giao hàng không đúng, hàng hóa bị hư hỏng hoặc không đủ hàng hóa, hàng kém chất lượng và hàng không đặt hàng.
2. Khiếu nại của một khách hàng không muốn giao hàng vì anh ta thấy rằng chúng có thể được mua với giá rẻ hơn ở nơi khác và ai, vì thế, muốn thoát khỏi hợp đồng. Điều này thường xảy ra dưới hình thức khiếu nại rằng hàng hóa không đúng như mẫu hoặc mô tả hoặc có một số lỗi trong đó. Người bán hàng, tất nhiên rồi, biết khiếu nại không được hỗ trợ bởi sự thật nhưng anh ta phải chứng minh điều này, điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng khi người mua ở bên kia thế giới.
1. Viết thư khiếu nại và yêu cầu bồi thường
Khi bạn có một lời phàn nàn thực sự, bạn có thể cảm thấy tức giận nhưng bạn không được thể hiện điều này trong lá thư của mình, bởi vì nhà cung cấp có thể không đáng trách. Khi khiếu nại:
1.1. Lập kế hoạch cho bức thư của bạn như sau
1. Bắt đầu bằng việc hối hận vì cần phải phàn nàn
2. Đề cập đến số, ngày đặt hàng, ngày giao hàng và hàng hóa bị khiếu nại
3. Nêu lý do bạn không hài lòng và yêu cầu giải thích
4. Tham khảo sự bất tiện gây ra
5. Đề xuất cách giải quyết vấn đề đúng.
1.2. Và tuân thủ các quy tắc sau
1. Khiếu nại của bạn ngay lập tức
2. Giả sử rằng nhà cung cấp của bạn sẽ muốn đặt vấn đề đúng. Nó là, sau tất cả, vì lợi ích của anh ấy để làm như vậy.
3. Đừng cho rằng nhà cung cấp của bạn là nguyên nhân; anh ấy có thể có một hàng thủ hoàn toàn tốt
4. Giới hạn khiếu nại của bạn với một tuyên bố về sự kiện và một cuộc điều tra lịch sự về những gì nhà cung cấp của bạn đề xuất làm về điều đó
5. Bạn có thể quyết định hoặc không quyết định đề xuất cách giải quyết vấn đề đúng, nhưng không đề xuất lỗi có thể đã xảy ra như thế nào; đó là vấn đề đối với nhà cung cấp
6. Trên hết, tránh thô lỗ; nó cũng có thể tạo ra bệnh – cảm thấy và khiến nhà cung cấp không muốn giúp đỡ.
¬
2. Trả lời khiếu nại và yêu cầu bồi thường
Khi giải quyết khiếu nại, tuân thủ các quy tắc sau:
1. Người ta thường nói rằng khách hàng luôn đúng. Chắc chắn là một thực hành đúng đắn để cho rằng anh ta có thể đúng
2. Nếu bạn không thể giải quyết kịp thời, thừa nhận nó ngay lập tức. Giải thích rằng bạn đang xem xét nó và bạn sẽ gửi trả lời đầy đủ sau.
3. Nếu khiếu nại là không hợp lý, chỉ ra điều này một cách lịch sự và dễ chịu.
4. Nếu bạn đáng trách, thừa nhận nó một cách dễ dàng; bày tỏ sự hối tiếc của bạn và hứa sẽ giải quyết vấn đề một cách đúng đắn.
5. Đừng bao giờ cố gắng bào chữa cho bản thân bằng cách đổ lỗi cho bất kỳ nhân viên nào của bạn; em là, sau tất cả, chịu trách nhiệm về những gì họ làm.
3. Ví dụ về Khiếu nại và Trả lời Khiếu nại
Ví dụ 1.
một. Khiếu nại về việc giao hàng sai
|
Gửi ngài. Vách đá, Tôi đã nhận được một lô hàng của 60 bàn trang điểm của bạn hôm qua, đơn đặt hàng của tôi Không. 1695, đã được đặt hàng từ danh mục Mùa hè của bạn, Không. GR 154; Nhưng khi giải nén chúng, tôi thấy rằng sáu chiếc bàn trang điểm hoàn thiện bằng gỗ gụ nặng đã được gửi đi, thay vì những thứ hoàn thiện bằng gỗ thông nhẹ được yêu cầu. Vì hầu hết các khách hàng của tôi sống trong các căn hộ nhỏ có thu nhập vừa phải, tôi không nghi ngờ gì về việc có thể tìm thấy thị trường cho các sản phẩm lớn hơn, đắt tiền hơn. Tôi cũng có đơn đặt hàng công ty cho hàng hóa được yêu cầu. Bạn sẽ giao hàng cho tôi càng sớm càng tốt, đồng thời có người nhặt nhầm hàng hóa? Cảm ơn bạn. Trân trọng,
|
b. Trả lời khiếu nại về việc giao hàng sai
|
Gửi ngài. Quang Cảm ơn bạn vì lá thư của bạn 3 Tháng 2, trong đó bạn nói rằng bạn đã nhận được giao hàng không đúng với đơn đặt hàng của mình Không. 1695. Tôi đã xem xét điều này và có vẻ như bạn đã đặt hàng từ một danh mục lỗi thời. Danh mục mùa đông hiện tại của chúng tôi liệt kê các bàn trang điểm bạn muốn theo DR 189. Tôi đã hướng dẫn một trong những tài xế của tôi từ văn phòng đại diện của chúng tôi tại Hà Nội giao những chiếc bàn trang điểm bằng gỗ thông vào ngày mai và nhận lô hàng khác cùng lúc. Thay vì gửi một giấy báo có, Tôi sẽ hủy hóa đơn Không. T4451 và bao gồm một cái khác, Không. T4467, với sự giao hàng. Ngoài ra còn có một danh mục mùa đông đang được cung cấp cho bạn trong trường hợp bạn ghi nhầm 1 ban đầu đã gửi cho bạn. Trân trọng,
|
Ví dụ 2.
một. Khiếu nại về Thiệt hại
|
Ngày tháng: 15 20 tháng 8… Gửi ngài. Gây ra, Đơn đặt hàng của chúng tôi Không. 14478 Tôi viết thư cho bạn để khiếu nại về lô hàng áo len mà chúng tôi nhận được ngày hôm qua trái với đơn đặt hàng trên. Các hộp đựng áo len đã bị hỏng, và trông như thể họ đã bị hỏng mở khi vận chuyển. Từ hóa đơn của bạn Không. 18871 chúng tôi ước tính rằng ba mươi sản phẩm may mặc đã bị đánh cắp trị giá £ 115.00; Và vì việc lục tung các hộp, khá nhiều sản phẩm may mặc khác đã bị dập nát hoặc nhuộm màu và không thể bán được dưới dạng hàng mới trong cửa hàng của chúng tôi Vì bán trên cơ sở CIF, chúng tôi đề nghị bạn liên hệ với công ty giao nhận của bạn về khoản bồi thường. Bạn sẽ tìm thấy danh sách các bài báo bị hỏng và bị thiếu đính kèm, và lô hàng sẽ được chuyển sang một bên cho đến khi chúng tôi nhận được hướng dẫn của bạn. Trân trọng,
|
b. Trả lời Khiếu nại về Thiệt hại
|
Gửi ngài. Máy trục, Cảm ơn bạn đã thông báo cho chúng tôi về thiệt hại đối với lô hàng của chúng tôi (Inv. Không. 18871). Từ các giao dịch trước đây của chúng tôi, bạn sẽ nhận ra rằng loại vấn đề này khá bất thường. Tuy nhiên, chúng tôi xin lỗi về sự bất tiện mà nó đã gây ra cho bạn. Xin vui lòng trả lại toàn bộ lô hàng cho chúng tôi, bưu chính và đóng gói chuyển tiếp, và chúng tôi sẽ yêu cầu công ty vận chuyển đến kiểm tra thiệt hại để họ có thể thu xếp bồi thường; Trường hợp này không chắc công ty bảo hiểm của chúng tôi cần phải gặp rắc rối với chúng tôi. Nếu bạn muốn chúng tôi gửi cho bạn một lô hàng khác theo đơn đặt hàng của bạn Không. 14478, xin vui lòng cho chúng tôi biết. Chúng tôi có hàng trong kho và sẽ không có gì khó khăn nếu gửi chúng trong vòng hai tuần tới. Trân trọng,
|
Ví dụ 3.
một. Khiếu nại về tay nghề kém
|
Gửi ngài. Nam, Tôi viết thư cho bạn với tham chiếu đến cơ sở ở trên mà bạn đã trang bị lại vào tháng Hai năm ngoái. Trong vài tuần qua, một số lỗi đã xuất hiện trong mạch điện và sàn nhà, đặc biệt nguy hiểm cho khách hàng của chúng tôi. Liên quan đến các lỗi điện, chúng tôi đã phát hiện ra rằng đèn chiếu trên bức tường phía xa đã không hoạt động, hoặc nhấp nháy khi chúng đang bật, và thay thế bóng đèn không sửa chữa được lỗi. Các Duraflooring mà bạn đã đặt đã có dấu hiệu hư hỏng với một số khu vực bị mài mòn đến bê tông, tạo ra mối nguy hiểm cho khách hàng của chúng tôi. Bạn vui lòng đến kiểm tra tình trạng hư hỏng và sắp xếp sửa chữa trong tuần tới? Vấn đề là khẩn cấp vì chúng tôi có thể giải quyết nếu bất kỳ khách hàng nào của chúng tôi bị thương do ngã trên các vết nứt trên sàn. Tôi cũng sẽ nhân cơ hội này để nhắc nhở bạn rằng bạn đã đảm bảo tất cả các thiết bị và phụ kiện của mình trong một năm. Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn. Trân trọng,
|
một. Trả lời khiếu nại về tay nghề kém
|
Gửi ngài. chuông, Người quản lý cửa hàng của bạn có lẽ đã nói với bạn bây giờ rằng tôi đã xuống để kiểm tra thiệt hại mà bạn đã viết cho tôi trong lá thư của bạn 7 Tháng bảy. Tôi đã xem xét hệ thống dây điện bị lỗi và điều này có vẻ là do nước nhỏ giọt từ tầng trên xuống. Quản đốc của tôi, người đặt hệ thống dây điện vào tháng hai, nói với tôi rằng bức tường đã khô vào lúc anh ấy thay dây cũ; Tuy nhiên, chúng tôi sẽ sửa chữa và niêm phong phần đó. Duraflooring là một trong những vật liệu phần cứng thuộc loại này trên thị trường và tôi rất ngạc nhiên khi biết rằng nó đã bị mòn trong vòng sáu tháng, vì vậy tôi đã kiểm tra chặt chẽ. Tôi nhận thấy rằng sàn nhà đã bị cắt và điều này dường như là kết quả của việc kéo các hộp sắc nhọn nặng qua nó, có thể là những thứ bạn sử dụng để lưu trữ một số sản phẩm dễ hư hỏng. Bảo hành một năm mà chúng tôi đưa ra đối với tay nghề của mình là chống lại sự hao mòn bình thường, và việc xử lý sàn đã phải chịu không thuộc loại này. Tôi khá sẵn lòng thay thế bề mặt, nhưng tôi sợ chúng tôi sẽ phải tính phí tài liệu và công việc liên quan đến bạn. Nếu tôi có thể, Tôi muốn đề nghị bạn hướng dẫn nhân viên của bạn sử dụng xe đẩy khi sàng lọc các thùng chứa này. Tôi xin lỗi về sự bất tiện mà bạn đã gặp phải và sẽ nói với người của tôi để sửa chữa thiệt hại ngay khi tôi có xác nhận của bạn rằng họ có thể bắt đầu làm việc. Việc sửa chữa sàn không được quá 490 bảng Anh và công việc có thể hoàn thành trong vòng chưa đầy một ngày. Có lẽ chúng tôi có thể sắp xếp để hoàn thành vào chủ nhật khi cửa hàng đóng cửa. Trân trọng,
|
Ví dụ 4.
một. Khiếu nại về việc không giao hàng
|
Kính gửi Ngài, Đặt hàng không. VC 58391 Chúng tôi viết thư cho bạn với tham chiếu đến đơn đặt hàng trên và thư của chúng tôi 22 Có thể trong đó chúng tôi đã hỏi bạn khi nào chúng tôi có thể dự kiến giao hàng 60 máy nổ (Mô hình Artex 55) bạn đã cung cấp trên 3 Tháng 6 cho một đơn hàng xuất khẩu. Chúng tôi đã cố gắng liên hệ với bạn qua điện thoại, nhưng không thể nhờ bất kỳ ai trong nhà máy của bạn biết bất cứ điều gì về vấn đề này. Điều quan trọng là chúng tôi phải giao lô hàng này cho khách hàng Hy Lạp của chúng tôi đúng thời hạn vì đây là đơn đặt hàng ban đầu của họ và sẽ giúp chúng tôi mở cửa thị trường Hy Lạp.. Hạn chót của chúng tôi là 28 Tháng sáu, và các xe tải đã được hoàn thành ngoại trừ các máy phát điện cần được trang bị. Trừ khi chúng tôi nhận được các thành phần trong vòng tiếp theo 45 ngày, đơn đặt hàng sẽ bị hủy và đặt ở nơi khác. Chúng tôi nên cảnh báo bạn rằng chúng tôi đang giữ bạn trong hợp đồng giao hàng của bạn và nếu có bất kỳ tổn thất nào do việc giao hàng trễ này, chúng tôi sẽ thực hiện hành động pháp lý. Trân trọng,
|
c. Trả lời khiếu nại về việc không giao hàng
|
Gửi ngài. Blackburn, Cảm ơn bạn vì lá thư của bạn 20 Tháng 6 liên quan đến đơn đặt hàng của bạn (Không. VC 58391) mà lẽ ra phải được cung cấp cho bạn trên 3 Tháng sáu. Đầu tiên cho tôi xin lỗi vì đơn đặt hàng của bạn không được giao vào ngày đến hạn và vì những vấn đề bạn gặp phải khi liên hệ với chúng tôi về nó. Nhưng như bạn có thể đã đọc trên báo của mình, chúng tôi đã trải qua một cuộc tranh chấp công nghiệp liên quan đến cả nhân viên hành chính và nhân viên trên tầng cửa hàng., và như một hệ quả, đã tổ chức tất cả sản xuất trong vài tuần qua. Tôi có thể cho bạn biết rằng tranh chấp đã được giải quyết và chúng tôi đã trở lại sản xuất bình thường. Có một đơn đặt hàng tồn đọng để bắt kịp, nhưng chúng tôi đang sử dụng các cộng sự của mình để giúp chúng tôi thực hiện tất cả các cam kết còn tồn đọng. Đơn hàng của bạn đã được ưu tiên, vì vậy chúng tôi có thể giao máy nổ trước cuối tuần này. Tôi có thể chỉ ra, với sự tôn trọng, rằng hợp đồng của bạn với chúng tôi đã có một điều khoản tiêu chuẩn nêu rõ ngày giao hàng sẽ được đáp ứng trừ khi phát sinh các trường hợp không lường trước được, và chúng tôi nghĩ rằng bạn sẽ đồng ý rằng tranh chấp là một trường hợp ngoại lệ. Tuy nhiên, chúng tôi khá hiểu vấn đề của bạn và sẽ cho phép bạn hủy hợp đồng nếu điều đó có thể giúp bạn đáp ứng các cam kết của riêng bạn với khách hàng Hy Lạp của bạn; Nhưng chúng tôi sẽ không chịu bất kỳ trách nhiệm nào đối với bất kỳ hành động nào mà họ có thể thực hiện chống lại bạn. Một lần nữa cho phép tôi nói rằng tôi rất tiếc vì sự bất tiện mà sự chậm trễ này đã gây ra, và nhấn mạnh rằng đó là do các yếu tố mà chúng tôi không thể biết được về thời điểm chúng tôi chấp nhận ngày giao hàng của bạn. Vui lòng điện thoại hoặc fax cho tôi để cho tôi biết nếu bạn muốn hoàn thành đơn đặt hàng của mình hoặc liệu bạn có muốn thực hiện các thỏa thuận khác hay không. Tôi mong nhận được phản hồi từ bạn trong vòng ngày hôm sau hoặc lâu hơn. Trân trọng, |
Ví dụ 5. Hàng sai
một. Lời phàn nàn
|
Kính gửi Ngài, Đơn hàng của chúng tôi Không có TD 412/50 P2 Chúng tôi đã nhận hợp lệ hồ sơ và giao hàng khi MS đến. Đánh dấu tại Hai Phong Hải cảng trên 5thứ tự Tháng tám. Trên tài khoản đầu tiên, mọi thứ dường như chính xác và trong tình trạng tốt ngoại trừ trường hợp Không 10. Khi trường hợp này được mở ra, chúng tôi thấy nó chứa các bài báo khá khác nhau. Và chúng tôi chỉ có thể giả định rằng một sai lầm đã được thực hiện và nội dung của trường hợp này là cho một đơn đặt hàng khác. Khi chúng tôi cần bài báo, chúng tôi đã đặt hàng để hoàn thành việc giao hàng cho khách hàng của chúng tôi, chúng tôi phải yêu cầu bạn sắp xếp gửi đi thay thế càng sớm càng tốt. Chúng tôi gửi kèm theo Báo cáo khảo sát do địa phương phát hành Vinacontrol và danh sách nội dung của trường hợp số 10, và sẽ rất vui nếu bạn kiểm tra điều này với đơn đặt hàng của chúng tôi và bản sao hóa đơn của bạn. Trong thời gian chờ đợi, chúng tôi đang giữ các trường hợp được đề cập ở trên theo ý của bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết bạn muốn chúng tôi làm gì với nó. Trân trọng, |
b. Đáp lại
|
Kính gửi Ngài, Lại: Đặt hàng của bạn TD 412/50 P2 Chúng tôi cảm ơn bạn vì lá thư của bạn ngày 6thứ tự Tháng tám. Chúng tôi rất vui khi biết rằng lô hàng đã được giao kịp thời, nhưng thật đáng tiếc là trường hợp đó Không. 10 không chứa hàng hóa bạn đã đặt. Đang tiếp tục vấn đề mà chúng tôi thấy rằng thực sự đã có một sai lầm trong việc đóng gói thông qua sự nhầm lẫn giữa các con số, và chúng tôi đã sắp xếp để có hàng hóa phù hợp gửi đi cho bạn cùng một lúc. Chúng tôi sẽ rất có trách nhiệm nếu bạn vẫn giữ trường hợp Không. 10 và nội dung của nó cho đến khi được các đại lý địa phương của World Transport Ltd., đại lý giao nhận của chúng tôi, người mà chúng tôi đã hướng dẫn cho phù hợp. Vui lòng chấp nhận nhiều lời xin lỗi của chúng tôi vì những rắc rối do lỗi gây ra cho bạn. Trân trọng, |
Ví dụ 6. Hàng hóa bị hư hỏng
một. Lời phàn nàn
|
Kính gửi Ngài, Đơn đặt hàng của chúng tôi Không 31177 Khi tàu M / S Shang Maru cập cảng Hải Phòng vào tháng 9 4thứ tự trường hợp không. 12 theo thứ tự đã đề cập ở trên đã được báo cáo bị hư hỏng. Do đó, chúng tôi đã được đại diện Vinacontrol Hải Phòng mở và xem xét vụ việc. Số lượng bài viết trong hộp đúng theo danh sách đóng gói nhưng các bài viết sau đã bị hỏng: 1. Bài báo 2001 2. Bài báo 2003 3. Bài báo 2004 4. Bài báo 2012 Chúng tôi gửi kèm theo Báo cáo điều tra về thiệt hại được nhận thấy khi vụ việc được dỡ bỏ tại Hải Phòng. Chúng tôi sẽ rất vui nếu bạn gửi cho chúng tôi thay thế cho các sản phẩm bị hỏng vì chúng tôi cần những thứ này để hoàn thành việc bán hàng cho khách hàng của chúng tôi. Trân trọng, |
b. Đáp lại
|
Kính gửi Ngài, Đơn đặt hàng của bạn số 31177 / TH Đó là sự hối tiếc lớn của bạn rằng trường hợp Không 12 Theo đơn đặt hàng nêu trên, tàu M.S Shang Maru đã bị hư hỏng khi cập cảng Hải Phòng. Như bạn đã biết hàng hóa của chúng tôi luôn được đóng gói cẩn thận và sai sót là, trong trường hợp này, không phải về phía chúng tôi. Chúng tôi cho rằng chúng đã bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển và chúng tôi, vì thế, yêu cầu Công ty Bảo hiểm của chúng tôi. Chúng tôi sẽ cho bạn biết kết quả trong khóa học đúng hạn. Trân trọng, |
Ví dụ 7. Dưới mức chuẩn
một. Lời phàn nàn
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi rất lấy làm tiếc rằng chúng tôi phải thông báo với bạn rằng lần giao hàng cuối cùng của bạn không đạt tiêu chuẩn thông thường của bạn. Vật liệu dường như được dệt quá lỏng lẻo và có xu hướng kéo ra khỏi hình dạng. Qua thư riêng, chúng tôi đã gửi cho bạn một bản cắt từ lô hàng trước đó để bạn có thể so sánh hai loại và thấy sự khác biệt về kết cấu. Chúng tôi luôn có thể tin tưởng vào chất lượng cao của vật liệu mà bạn đã gửi cho chúng tôi và chúng tôi càng thất vọng hơn trong trường hợp này khi chúng tôi cung cấp vải cho khách hàng mới. Vì chúng tôi sẽ phải lấy lại nó, do đó yêu cầu bạn cho chúng tôi biết, sớm nhất có thể, bạn có thể làm gì để giúp chúng tôi vượt qua khó khăn này. Trân trọng, |
b. Đáp lại
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi đã nhận được thư của bạn về 10thứ tự Tháng tám, 20… và cảm ơn bạn đã gửi cho chúng tôi hai mẫu vải để kiểm tra. Chúng tôi đã chuyển họ đến nhà máy để lấy ý kiến và đã nói với họ rằng chúng tôi đã lo lắng như thế nào về sự thất vọng của bạn về chất lượng và việc bạn đã cung cấp vải cho khách hàng mới. Họ bày tỏ sự tiếc nuối vô cùng, và chúng tôi đã sắp xếp với họ về chất lượng của vải hiện đã được gửi. Nếu bạn muốn thanh lý vải kém chất lượng với giá tốt nhất có thể có được, chúng tôi sẽ gửi cho bạn Giấy báo có về khoản chênh lệch ngay khi chúng tôi nhận được phản hồi từ bạn. Chúng tôi chân thành xin lỗi vì những rắc rối đã gây ra cho bạn, và sẽ thực hiện tất cả các bước có thể để đảm bảo rằng sai lầm như vậy không được lặp lại. Trân trọng, |
Ví dụ 8. Thiếu hàng
một. Lời phàn nàn
|
Kính gửi Ngài, Lô hàng của bạn theo đơn đặt hàng của chúng tôi Không 1527 do MS Sông Hương chở đã cập cảng chúng tôi hôm nay. Sau khi kiểm tra cẩn thận, người ta thấy rằng chống lại 24,000 hộp sữa đặc được đặt hàng và lập hóa đơn cho lô hàng chỉ chứa 23,460 hộp thiếc. Trong thực tế, ra khỏi 500 trường hợp nhận được, ba mươi trường hợp mang số sê-ri CD 48-CD 77 chứa đựng 30 mỗi hộp thiếc, do đó tạo ra sự thiếu hụt 540 hộp thiếc. Vui lòng kiểm tra vấn đề và sắp xếp việc vận chuyển các hộp thiếc bị thiếu càng sớm càng tốt vì chúng tôi chỉ có thể nhận chúng nếu chúng đến trước cuối tháng 9. Trân trọng, |
b. Đáp lại
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi rất tiếc khi học được từ lá thư của bạn 7thứ tự Tháng 8, chuyến hàng cuối cùng của chúng tôi đã chuyển đến bạn trên MS Sông Hương, 540 hộp sữa đặc bị thiếu. Từ các tài liệu kèm theo và danh sách đóng gói, bạn sẽ thấy rằng số hộp và hộp thiếc trùng với số lượng mà chúng tôi lập hóa đơn. Chúng tôi sẽ, vì thế, khuyên bạn nên giải quyết khiếu nại của bạn với Công ty Bảo hiểm vì theo quan điểm của chúng tôi, đây là một trường hợp ăn cắp vặt. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ không gặp khó khăn gì trong việc nhận đầy đủ tiền bồi thường từ họ, và tin tưởng rằng vấn đề sẽ được giải quyết cho hài lòng của bạn. Trân trọng, |
Ví dụ 9. Hàng hóa bị trì hoãn
một. Lời phàn nàn
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi không biết gì thêm từ bạn về chuyến hàng đầu tiên trong đơn đặt hàng của bạn Không 28282 QH. Vì cần hàng gấp nên chúng tôi phải lấy hàng từ Thái Lan. Chúng tôi là, vì thế, yêu cầu bạn số tiền US $ 1,000 là sự khác biệt giữa giá của bạn và giá của nhà cung cấp mới và chúng tôi muốn bạn lưu ý đến các lô hàng còn lại. Chúng tôi hi vọng được phản hồi từ bạn sớm. Trân trọng, |
b. Đáp lại
|
Kính gửi Ngài, Của bạn hoặc không 28582 QH Chúng tôi xác nhận đã nhận được thư của bạn và trong khi vẫn duy trì rằng sự chậm trễ đáng tiếc đôi khi xảy ra do các trường hợp ngoài tầm kiểm soát của chúng tôi, chúng tôi cung cấp cho bạn như một mã thông báo thiện chí số tiền đô la Mỹ 1,000 giải quyết đầy đủ yêu cầu của bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu thỏa thuận giải quyết này được bạn chấp nhận. Trân trọng,
|
b. Đáp lại
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi đang nhận được thư của bạn về 14thứ tự Tháng 7 và phải xin lỗi vì chuyến hàng cuối cùng của chúng tôi 600 tấn dầu dừa, điều này đã khiến bạn gặp khó khăn trong việc lưu trữ. Vì việc giao hai lô hàng đầu tiên đã bị trì hoãn, chúng tôi chỉ nghĩ rằng sẽ thuận tiện để vận chuyển tất cả chúng cùng một lúc. Chúng tôi sẽ thực hiện tất cả các biện pháp để ngăn chặn điều này xảy ra một lần nữa và gửi các đơn đặt hàng trong tương lai của bạn theo mong muốn của bạn. Trân trọng,
|
Ví dụ 10. Hướng dẫn không được quan sát
một. Than phiền
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi đề cập đến bạn Đặt hàng cho Dầu dừa không 345, 346 và 347 Theo hướng dẫn của bạn, hàng hóa được yêu cầu vào tháng 5, Tháng 6 và tháng 7 do việc giao hai lô hàng đầu tiên bị trì hoãn, bạn đã vận chuyển cả ba đơn hàng cùng lúc trên tàu MS Manchester. Do đó, chúng ta sẽ người nhận Tổng cộng 600 tấn dầu dừa trong một chuyến hàng, cái nào là thứ gì đó chúng tôi muốn tránh vì hiện tại chúng tôi đang thiếu bộ nhớ. Chúng tôi hy vọng rằng điều này sẽ không xảy ra trong tương lai và các đơn hàng tiếp theo của chúng tôi sẽ khinh thường đúng theo mong muốn của chúng tôi. Trân trọng |
Vật mẫu 11: Giải quyết khiếu nại bằng trọng tài
một. Thông báo yêu cầu bồi thường
|
Kính gửi Ngài, Hợp đồng không 232 ngày tháng mười hai 1st, 20… Chúng tôi đã kiểm tra lô hàng cà phê do MS vận chuyển. Catrine chống lại hợp đồng nói trên, và theo các điều khoản tương tự, theo đây sẽ đưa ra yêu cầu chống lại bạn về chất lượng kém hơn của hàng hóa. Sau khi kiểm tra kỹ hơn về cà phê, chúng tôi sẽ chuyển một yêu cầu chi tiết đến bạn. Trân trọng, |
b. Yêu cầu
|
Kính gửi Ngài, Hợp đồng không 232 ngày tháng 1st Tháng 12, 20… Hơn nữa thư của bạn về 6thứ tự Có thể, 20… liên quan đến khiếu nại của chúng tôi về chất lượng kém của cà phê cũ. CÔ. Catrine chống lại hợp đồng đã đề cập ở trên, chúng tôi muốn thông báo rằng do kết quả của lần kiểm tra cà phê thứ hai, chúng tôi sẽ đưa ra khiếu nại sau đây chống lại bạn. Chúng tôi thấy rằng 100 bao cà phê cũ MS. Catrine đã bán cho chúng tôi với tên Santos Coffee, Kiểu New York 2, chứa quá nhiều đồ chưa chín, che chở, bị hỏng, hạt mọt và hạt bị lỗi và tương ứng với Cà phê Santos, Mới Kiểu của bạn ¾. Do đó, chúng tôi yêu cầu bạn số tiền US $ 7,200 là sự khác biệt về giá giữa Santos N. Loại Y 2 và Santos, NY các loại 3/4 của $ 1.20 mỗi kg là 100 túi của 6 tấn. Vui lòng thông báo cho chúng tôi nếu bạn đồng ý cấp cho chúng tôi khoản trợ cấp này. Trân trọng, |
c. Người bán’ Phiếu mua hàng tại quầy
|
Kính gửi Ngài, 100 túi Santos Coffee ex MS Catrine Chúng tôi xác nhận đã nhận được thư của bạn về 26thứ tự Có thể, 20… yêu cầu một khoản trợ cấp của $1,20 mỗi kg là 100 bao cà phê cũ MS Catrine. Chúng tôi đã kiểm tra cẩn thận các mẫu từ lô hàng này và cung cấp cho bạn, không ảnh hưởng, trợ cấp của 50 xu cho mỗi kg để giải quyết đầy đủ yêu cầu của bạn. Bạn không chấp nhận đề nghị này, yêu cầu bồi thường sẽ được đưa ra trọng tài. Trân trọng, |
d. Người mua từ chối đề nghị ngược lại của Người bán
|
Kính gửi Ngài, Hợp đồng không 232 ngày tháng 1st Tháng 12, 20… Chúng tôi cảm ơn bạn vì lá thư của bạn 16 Tháng sáu, 20… cung cấp cho chúng tôi một khoản trợ cấp 50 xu cho mỗi kg đối với lô hàng theo hợp đồng nêu trên; Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng chúng tôi không thấy cách nào để chấp nhận đề nghị của bạn và đang gửi khiếu nại lên trọng tài. Trân trọng, |
e. Giải thưởng trọng tài
|
Giải thưởng Trọng tài Liên đoàn Thương mại Cà phê Giải thưởng No A151 London 1st Tháng bảy, 20… chúng tôi, Thành viên ký dưới của Ban trọng tài được chỉ định làm trọng tài của 100 túi Santos Coffee CIF X được bán dưới dạng Santos Coffee New York loại 2, đèn hiệu tốt, hơi xanh, vô cùng mềm mại, đã được thử nghiệm bằng cốc do Messrs B bán. Màu nâu & Co, cựu MS Catrine, và, đã kiểm tra cẩn thận các mẫu, nhận thấy họ kém hơn so với đảm bảo và cấp cho người mua một khoản trợ cấp 80 xu cho mỗi kg. Chúng tôi tiếp tục trao phí trọng tài là bốn trăm đô la Mỹ với Liên đoàn 5% số tiền người bán và người mua phải trả như nhau. Trân trọng, |
3. Khiếu nại và Khiếu nại về lỗi Đếm số và giải quyết
Được biết đến với những người kinh doanh, nhiều đơn thư khiếu nại phát sinh do sai sót kế toán, có thể được điều chỉnh đúng cách (hoặc các khu định cư). Giấy báo Nợ và Giấy báo Có được sử dụng cho mục đích này.
3.1. Ghi chú ghi nợ
Giấy ghi nợ là khoản phí thứ hai cho một lô hàng và trở nên cần thiết nếu khách hàng bị tính phí thấp do sai sót trong tính toán trên hóa đơn gốc. Giải thích được bao gồm trên giấy ghi nợ.
Giấy ghi nợ là kết quả của sự bất cẩn và cho thấy rằng bạn nên cẩn thận khi lập hóa đơn vì khi người mua đã thanh toán tài khoản, thật khó chịu khi được thông báo rằng có một khoản thanh toán bổ sung. Thư xin lỗi phải luôn kèm theo giấy ghi nợ như mẫu sau:
|
Giấy báo Nợ Không. 311 Seymore Furniture Ltd. Phố Tib, Maidenhead, Vỏ cây, Điện thoại SL6 5D2 0628 26755 Đã đăng ký Không 18514391 London VAT không 231 618831 C.R. Mendez SA 31 Có thể, 20… Đại lộ quân đội 83 E-48015 Bilbao
|
||||
|
|
19- 5 Có thể |
Hóa đơn số L8992 UNDERCHARGE Phần mở rộng nên đọc 6 Ghế £ 12,00 mỗi cái = £ 72.000 KHÔNG PHẢI 6 Ghế £ 10.00 mỗi = £ 60,00 Chúng tôi xin lỗi vì lỗi này và hỏi bạn có vui lòng thanh toán khoản chênh lệch viz £ 12,00 |
£ 12.000 |
|
|
|
||||
2. Giấy báo có
Giấy báo có được gửi do tình cờ tính phí quá mức. Một giấy báo có cũng có thể được phát hành khi một khoản đặt cọc được hoàn trả (ví dụ. trên các thùng hoặc hộp đựng hàng hóa đã được đóng gói) hoặc khi hàng hóa bị trả lại vì chúng không phù hợp hoặc đã bị hư hỏng.
Như với giấy ghi nợ, thư giải thích và xin lỗi phải được gửi kèm theo giấy báo có trong trường hợp có sai sót như trong ví dụ sau:
|
Ghi chú tín dụng Không. 517 Seymore Furniture Ltd. Phố Tib, Maidenhead, Vỏ cây, Điện thoại SL6 5D2 0628 26755 Đã đăng ký Không 18514391 London VAT không 231 618831 C.R. Mendez SA 20 Có thể, 20… Đại lộ quân đội 83 E-48015 Bilbao
|
||||
|
|
19- 20 Có thể |
Hóa đơn No L8992 OVERCHARGE Hóa đơn nên đọc: 15% giảm giá tổng của £ 800,00 = £ 120,00 KHÔNG PHẢI 10% tổng giá £ 800.00 = £ 80.00 Tiền hoàn lại = £ 40.00. Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi
|
£ 40.00 |
|
|
|
||||
Seymore Furniture Ltd. đã mắc lỗi trên một hóa đơn khác và bây giờ phải gửi một giấy báo có. Lưu ý rằng biểu mẫu của giấy báo có cũng giống như mẫu của giấy ghi nợ, ngoại trừ tiêu đề. Giấy báo có, tuy nhiên, thường được in màu đỏ.
3.3.trênnhiều lá thư ly
một. Lời phàn nàn
|
Gửi ngài. Winford, Tôi đã nhận được bảng sao kê tháng 7 của bạn cho £ 3.280,64 nhưng nhận thấy rằng một số lỗi đã được thực hiện. 1. Hóa đơn Y 1146 với giá £ 256,00 đã được ghi nợ hai lần. 2. Không có tín dụng đã được liệt kê cho hình nền (Con mèo. Không. WR 114) mà tôi đã trở lại vào tháng bảy. Giấy báo có của bạn Không. CN 118 với giá £ 19,00 đề cập đến điều này. 3. Bạn đã tính phí giao hàng cọ vẽ cho tôi, Hóa đơn không có. Y 1162 với giá £ 62,00 nhưng tôi không bao giờ đặt hàng hoặc nhận được chúng. Bạn có thể kiểm tra sổ giao hàng của bạn? Tôi đã khấu trừ tổng cộng £ 337,00 từ bảng sao kê của bạn và sẽ gửi cho bạn một bản nháp trị giá £ 2,943,64, khi tôi có xác nhận của bạn về số tiền này. Trân trọng, |
b. Đáp lại
|
Thân mến Ông Lancelot, Cảm ơn bạn vì lá thư của bạn 5 Tháng 8, trong đó bạn đã chỉ ra rằng ba sai lầm tổng cộng £ 337,00 đã được thực hiện trên bảng sao kê của bạn Tôi xin lỗi vì các lỗi do lỗi trong máy tính của chúng tôi, hiện đã được khắc phục. Tôi đã đính kèm một bảng sao kê khác cho tháng 7 cho thấy số dư chính xác là 2,943,64 bảng. Trân trọng, |
ANH – PHRASES VIỆT NAM
|
1. Chúng tôi đã nhận được chứng từ hợp lệ và đã tiến hành chuyển hàng. |
|
1. Chúng tôi đã nhận được đầy đủ chứng từ và đã nhận hàng. |
|
2. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng… |
|
2. Chúng tôi lấy làm tiếc xin báo cho các ngài biết là… |
|
3. Nội dung của trường hợp này là cho một đơn đặt hàng khác. |
|
3. Hàng trong hòm này thuộc đơn đặt hàng khác. |
|
4. Chúng tôi sẽ rất vui nếu bạn kiểm tra điều này với đơn đặt hàng và bản sao hóa đơn của bạn. |
|
4. Chúng tôi sẽ vui mừng nếu các ngài so sánh điều này với đơn hàng của chúng tôi và bản sao hóa đơn của các ngài. |
|
5. Chúng tôi đang giữ các trường hợp được đề cập ở trên theo ý của bạn. |
|
5. Chúng tôi đang giữ hòm nói trên để tùy các ngài định đoạt. |
|
6. Trên (trên) sự xuất hiện của VS (CÔ)… |
|
6. Khi tầu….. đến cảng…. |
|
7. Chúng tôi sẽ rất vui nếu bạn sẽ gửi cho chúng tôi sản phẩm thay thế cho các bài viết bị hỏng. |
|
7. Chúng tôi sẽ vui mừng nếu các ngài gửi hàng thay thế cho những mặt hàng đã bị vỡ. |
|
8. Chúng tôi cần những thứ này để hoàn thành việc bán hàng cho khách hàng của chúng tôi. |
|
8. Chúng tôi cần những hàng này để hoàn chỉnh việc bán hàng cho khách hàng của chúng tôi. |
|
9. Lô hàng cuối cùng của bạn không đạt tiêu chuẩn thông thường. |
|
9. Chuyến hàng trước của các ngài không đạt được tiêu chuẩn thông thường của các ngài. |
|
10. Tất cả chúng tôi đều thất vọng hơn trong trường hợp này. |
|
10. Chúng tôi lại càng thất vọng trong trường hợp này. |
|
11. Vui lòng kiểm tra vấn đề và sắp xếp việc vận chuyển các hộp thiếc bị thiếu. |
|
11. Đề nghị các ngài xem xét vấn đề và sắp xếp giao hàng đối với những hộp bị thất lạc. |
|
12. Hiện tại chúng tôi đang thiếu bộ nhớ. |
|
12. Lúc này chúng tôi đang thiếu kho chứa. |
|
13. Chúng tôi không biết gì thêm từ bạn về chuyến hàng đầu tiên theo đơn đặt hàng No TD của chúng tôi 44/50. |
|
13. Chúng tôi chưa được tin thêm của các ngài về chuyến hàng đầu tiên theo đơn hàng số TD 44/50. |
|
14. Chúng tôi đã chuyển chúng cho nhà máy để lấy ý kiến. |
|
14. Chúng tôi đã chuyển tiếp chúng đến nhà máy xem họ có ý kiến gì. |
|
15. Nếu bạn muốn thanh lý vải kém chất lượng với giá tốt nhất có thể đạt được, chúng tôi sẽ ….. |
|
15. Nếu các ngài lưu ý bàn loại vải kém phẩm chất ấy với giá cao nhất có thể được, chúng tôi sẽ…. |
|
16. Sự chậm trễ đáng tiếc xảy ra do các trường hợp ngoài tầm kiểm soát của chúng tôi. |
|
16. Việc chậm trễ không hay đã xảy ra trong những hoàn cảnh quá sức của chúng tôi. |
|
Để biết thêm các giai đoạn, vui lòng tham khảo trước www.http://oes.edu.vn |
||
BÀI TẬP
1. Trả lời các câu hỏi sau
1. Các trường hợp khiếu nại thông thường nhất là gì?
2. Người mua sẽ làm gì nếu người bán đã giao hàng nhiều hơn hoặc ít hơn so với đơn đặt hàng? Anh ta sẽ làm gì nếu hàng hóa kém chất lượng? và nếu hàng hóa được giao hoàn toàn khác với hàng hóa trong đơn đặt hàng?
3. Cách tốt nhất để giải quyết khiếu nại và yêu cầu giữa các bên là gì?
4. Làm thế nào để có thể ngăn chặn khiếu nại?
2. Dịch sang tiếng Anh
1. Hàng hóa chúng tôi đặt mua tháng 12 năm ngoái đáng lẽ được giao 4 tuần trước đây rồi.
2. Vì hàng hóa cần để bán vào tháng sau, chúng tôi đề nghị các ngài giao hàng ngay.
3. Nếu các ngài không giao hàng được vào hoặc trước ngày 1 tháng 6, chúng tôi sẽ buộc phải hủy đơn hàng này.
4. Chúng tôi xin lỗi về sự chậm trễ và tin tưởng rằng chúng tôi đã không gây phiền phức nhiều cho các ngài.
5. Chúng tôi rất tiếc không dùng được những mặt hàng kém phẩm chất này và rất đáng tiếc phải để tùy các ngài định đoạt.
6 Chúng tôi đã nghiên cứu ý kiến của các ngài rất kỹ và thấy rằng đó chỉ là sự hiểu lầm mà thôi.
7. Chúng tôi không chịu trách nhiệm về bất kỳ hư hại nào xảy ra trong quá trình vận tải xa bằng đường biển trong tương lai.
8. Chúng tôi sẽ chú ý hơn nữa đến bao bì đề phòng những hư hại có thể có trong quá trình vận tải xa bằng đường biển trong tương lai.
9. Chúng tôi hy vọng rằng các ngài sẽ hài lòng với cách giải quyết của chúng tôi và tin tưởng rằng sau đây các ngài lại tiếp tục tạo cơ hội buôn bán với chúng tôi bằng cách đặt hàng thường xuyên để chúng tôi được phục vụ các ngài.
3. Xóa những gì có thể xóa và dịch nó sang tiếng Việt
Kính gửi Ngài,
Đơn đặt hàng của bạn số 65112 / TD cho ngô
Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng lô hàng của 2,000 tấn ngô vàng do MS Cargil vận chuyển” đến Hải Phòng vào 6thứ tự Tháng mười hai. trong tình trạng hư hỏng.
Theo các điều khoản của hợp đồng, kiểm tra sơ bộ hàng hóa được tiến hành trên tàu ngay sau khi cập bến, kết quả là hạt mọt và côn trùng sống được tìm thấy rất nhiều. Sau đó, hàng hóa phải được chuyển vào hộp quẹt và sà lan cho mục đích khử trùng trước khi cuối cùng được dỡ xuống cầu cảng.
Theo yêu cầu của chúng tôi, mẫu đã được lấy ra trước sự chứng kiến của Mr. D., siêu xe của bạn, và kết quả kiểm tra và phân tích cuối cùng cho thấy phần trăm độ ẩm vượt quá mức cho phép tối đa là 2% và hạt bị mọt và các chất ngoại lai bởi 4 và 7 phần trăm tương ứng.
Trên cơ sở đánh giá của chuyên gia, người ta đoán rằng độ ẩm quá cao là do mồ hôi gây ra do thiếu thông gió, và thiệt hại một phần do sự hiện diện của số lượng lớn côn trùng hạt. Ngoài ra, người ta còn khẳng định rằng ngô thuộc vụ mùa năm ngoái và đã được lưu trữ quá lâu mà không được chăm sóc thích hợp trước khi được đưa ra ngoài và vận chuyển. Một phần của hàng hóa, I E. 30 tấn, không thích hợp cho con người tiêu dùng và sẽ phải phân loại nếu ngô được đưa đi bán.
Khách hàng của chúng tôi không có xu hướng chấp nhận ngô và họ sợ rằng chúng tôi có thể phải đặt hàng theo ý của bạn. Trong sự thay thế, chúng tôi sẽ yêu cầu bồi thường cho tất cả thiệt hại và mất mát phát sinh với giá £ 1,000 theo ước tính kèm theo của chúng tôi.
Toàn bộ lô hàng hiện đang được chất đống tại cảng Hải Phòng trong nhà kho đặc biệt để chờ hướng dẫn của bạn.
Chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ hỏi về vấn đề này và thông báo cho chúng tôi về quyết định của bạn càng sớm càng tốt.
Trung thành của bạn,
4. Dịch sang tiếng Anh
1. Thưa các ngài
VỀ MÁY ĐÀO ĐẤT SUPELINE Z28
Chúng tôi ký hợp đồng xây dựng một bệnh viện ở Xuân Hoà phía bắc thành phố Hà Nội 6 tháng trước đây. Ngay sau đó chúng tôi đã đặt hàng mua hai máy đào Superline Z28.
Những máy này được mua ưu tiên bởi vì chúng tôi có những bộ phận phụ có thể dùng làm máy cào, máy xúc và cần cẩu.
Khi đặt hàng chúng tôi đã nhấn mạnh là những máy này sẽ phải được giao đúng hạn vào trung tuần tháng Bảy, 20… Hôm nay đã là nhày 15 tháng Tám mà chúng tôi vẫn chưa thấy máy móc đâu cả. Lẽ ra 19 tháng 8 này chúng tôi đã khởi công trên công trường.
Như các đã biết những máy này cần dùng ngay từ ngày đầu để ví như trước mắt, dỡ và dựng những công trình phụ của công trường và sau này, đào móng, san nền.
Do vậy chúng tôi không thể làm gì được cho đến khi có máy nói trên.
Chúng tôi tha thiết mong các ngài thông báo cho chúng tôi biết ngay khi nào các ngài có thể giao hàng được.
Kính chào,
2. Thưa các ngài
VỀ MÁY ĐÀO ĐẤT SUPELINE Z28
Chúng tôi đã nhận được thư của các ngài đề ngày 15 tháng 8 và lấy làm tiếc về việc chậm trễ trong việc giao những máy móc nói trên. Chúng tôi đã gấp rút, sắp xếp giao hàng và điều này có nghĩa là các ngài sẽ có máy dùng trong vòng hai tuần lễ vì thực tế chúng đã ở trên tàu Sông Hương khởi hành từ đây đi Việt Nam từ hôm kia.
Máy Superline Z28 là máy đào đất rất tốt. Ngay khi xuất hiện trên thị trường đã thu hút được sự chú ý của đông đảo khách hàng ở khắp nơi trên thế giới và do đó đơn đặt hàng mua liên tục.
Tháng 4 vừa qua sản xuất lại hơi giảm sút vì một số phụ tùng đặt mua ở nơi khác về muộn. Điều này cắt nghĩa cho nguyên nhân chậm trễ của chuyến hàng. Máy Superline chạy tốt và bền sẽ bù đắp đáng kể cho việc chờ đợi của các ngài.
Kính chào,
3. Kính gửi ông A, đại diện hãng X tại Hà Nội
Thưa ông,
VỀ MÁY ĐÀO ĐẤT SUPELINE Z28
Mặc dù trong thư ngày 28 tháng 2 khi đặt hàng và trong thư ngày 15 tháng 8 chúng tôi đã nói rõ là những máy đào trên sẽ được giao ở công trường Xuân Hòa, chúng tôi lại phát hiện ra là máy đã được chuyển về Xuân Mai. Không những chúng tôi lúng túng vì không có máy mà còn thấy rất khó khăn trong việc tiếp nhận hai máy này về Xuân Hòa.
Chúng tôi sẽ phải trì hoãn công việc trên công trường thêm ít nhất là 10 ngày nữa. Tình hình này khiến hành động của ngài ở Việt Nam là khẩn thiết.
Kính chào,
4. Thưa các ngài
VỀ MÁY ĐÀO ĐẤT SUPELINE Z28
Nhận được thư của các ngài đề ngày 15 tháng 9 chúng tôi lập tức cho thu hồi những máy nói trên ở Xuân Mai. Những máy này sẽ được thu hồi và chuyển đến Xuân Hòa sáng nay. Do đó mà vào lúc các ngài nhận được thư này thì máy cũng đã ở Xuân Hòa rồi.
Như các ngài biết trong những năm vừa qua chúng tôi đã cung cấp khá nhiều máy móc cho các ngài và thường giao ở Xuân Mai. Khi phòng vận tải chuẩn bị giao hàng họ đã lấy nhầm địa chỉ Xuân Mai trong hồ sơ.
Chúng tôi thành thực xin lỗi về thiếu sót này và tin rằng giờ đây các ngài đã có máy đào và tất cả đều tốt đẹp.
Kính chào,
5. Kính gửi ông A, đại diện hãng X tại Hà Nội
Thưa ông,
VỀ MÁY ĐÀO ĐẤT SUPELINE Z28
Chưa bao giờ chúng tôi lại thấy phiền hà trong việc nhận hàng theo đơn đặt hàng và chỉ dẫn của mình như lần này.
Chúng tôi đã cử hai cán bộ kỹ thuật bỏ ra cả sáng nay để thử những máy đào nói trên. Họ báo cáo là chỉ có hai bộ phận phụ được giao cùng với máy. Hai trong sáu hòm đựng các bộ phận phụ của cần cẩu; bốn hòm kia đựng toàn các bộ phận phụ của máy cào. Điều này có nghĩa là chúng tôi có 4 máy cào và không có máy xúc.
Trong khi chờ đợi các ngài gửi máy xúc, chúng tôi xin gửi lại hai máy cào và hy vọng chúng tôi có thể đổi lấy hai máy xúc tại trung tâm dịch vụ sau khi bán hàng của ngài tại Hà Nội vào sáng ngày mai.
Kính chào,
6. Thưa ngài,
VỀ MÁY ĐÀO ĐẤT SUPELINE Z28
Mặc dù chúng tôi đã phải viết thư cho các ngài ba lần trong vòng mấy ngày về những máy nói trên. Giờ đây chúng tôi lại thấy cần phải viết nữa. Sáng nay cán bộ của chúng tôi đã trả cho trung tâm dịch vụ sau khi bán hàng của ngài hai máy cào gửi nhầm. Thế nhưng họ vẫn không lấy được máy xúc chưa giao. Sau hai tiếng đồng hồ chờ đợi họ được trả lời là trung tâm không còn máy xúc để đổi vì chỉ hai ngày trước đó những máy xúc có ở trung tâm đã giao cho thành phố Hồ Chí Minh. Do đó chúng tôi có máy đào cũng như không. Vì chúng tôi không thể đào mà không xúc.
Chúng tôi thật sự tha thiết đề nghị các ngài tìm cách gửi hai máy xúc cho chúng tôi càng nhanh càng tốt.
Kính chào,
7. Thưa các ngài,
Hiếm khi lại có một đơn hàng không may mắn trong việc thực hiện như đơn hàng mua máy đào đất Superline Z28 của các ngài. Năm nay chúng tôi đã bán hàng và giao theo giá CIF đến công trường cho 14 nước nhưng chưa có trường hợp nhầm lẫn đáng tiếc nào.
Mặc dù đơn hàng của các ngài không thực hiện được một cách có hiệu quả như mong muốn nhưng ít nhất giờ đây chúng tôi không thấy yên tâm khi biết hai máy đào nói trên đồng bộ với các bộ phận phụ giờ đây đã có mặt trên công trường.
Còn hai máy xúc chúng tôi đã chỉ thị cho đại lý ở Thái Lan chở bằng phương tiện nhanh nhất có thể được kể cả máy bay vì thế chậm nhất là sáng ngày kia các ngài sẽ có máy xúc.
Chúng tôi xin chân thành xin lỗi về tất cả những phiền hà, bất lợi mà các ngài phải gánh chịu và hy vọng khi biết chất lượng tuyệt vời của máy đào đất Superline Z28 của chúng tôi các ngài sẽ tiếp tục đặt mua nhiều hơn nữa cho công cuộc phát triển đất nước.
Kính chào,
5. Dịch sang tiếng việt
Hóa đơn bị tranh chấp
1. Kính gửi Ngài
Chúng tôi muốn thu hút sự chú ý của bạn đến hóa đơn của bạn Không 4472, mà chúng tôi vừa nhận được.
Hóa đơn này dường như đã được xuất cho hàng hóa chúng tôi đã đặt vào tháng 11 năm ngoái thay vì hàng hóa thực sự nhận được cho đến nay. Vì chúng tôi vẫn đang chờ giao dãy phòng ăn Tudor và đồ thay thế cho Ghế bành Nữ hoàng Anne đã bị hư hỏng và không thể chấp nhận được, hóa đơn được đề cập ở trên rõ ràng là không chính xác.
Theo đó, chúng tôi sẽ gửi lại hóa đơn này để bạn có thể sửa đổi nó cho phù hợp với hàng hóa đã nhận từ trước đến nay hoặc xuất trình lại ngay sau khi chúng tôi giao các mặt hàng còn tồn đọng.
Trân trọng,
2. Kính gửi Ngài,
Chúng tôi xin phép được tham khảo bức thư của bạn về 14thứ tự Tháng 1, trong đó bạn nêu lý do không đồng ý với hóa đơn của chúng tôi Không 4472.
Hóa đơn này không được lập so với đơn đặt hàng tháng 11 của bạn, nhưng là bản sao trên cùng của phiếu giao hàng. Điều rõ ràng đã xảy ra là ngay trước khi tải đơn đặt hàng của bạn, quản đốc kho hàng của chúng tôi đã phát hiện ra rằng không có dãy phòng ăn Tudor nào trong kho. Anh ta, vì thế, gạch chéo mặt hàng này ra khỏi phiếu giao hàng. Thật không may, anh ấy đã quên thông báo cho Bộ phận Tài khoản. với kết quả là sửa đổi tương ứng không được thực hiện đối với hóa đơn.
Theo đó, chúng tôi sẽ trả lại những điều trên cùng với một ghi chú tín dụng cho $ 246 tương ứng với hàng hóa bạn đã thực nhận.
Trân trọng,
6. Viết thư
1. Sáng hôm qua đại diện Hải Phòng đã báo bằng điện thoại cho đồng chí biết chuyến hàng đồ dùng bằng điện thuộc đơn đặt hàng số 2072 đã về đến Hải Phòng nhưng bị tổn thất.
Đơn đặt hàng nói trên của đồng chí đặt mua hàng của một hãng Nhật Bản ngày 10-8-20… theo điều kiện CIF cảng Hải Phòng.
Tàu chở hàng là tàu Carl Maxstart của Cộng hòa Liên Bang Đức cập cảng Hải Phòng ngày 19 tháng 11, 20…
Toàn bộ đơn đặt hàng nói trên gồm 200 chiếc tủ lạnh kiểu M2024, 100 chiếc máy giặt cỡ lớn kiểu 4488 và 500 chiếc ti vi mầu 19in kiểu 5033.
Khi phát hiện có tổn thất đại diện Hải Phòng đã mời cán bộ của Vinacontrol Hải Phòng đến giám định lô hàng. Và biên bản giám định họ lập có những chi tiết sau:
một. Chuyến hàng thực chất có:
1. Tủ lạnh: 190 chiếc
2. Bạn bạn: 440 chiếc màu
3. Máy giặt: 100 chiếc
b. Tình trạng hàng hóa:
1. Tủ lạnh thiếu 10 chiếc
2. TV màu thiếu 60 chiếc
4. Hai máy giặt bị vỡ hòm và máy cũng hỏng không thể sửa chữa được.
Đồng chí hãy điện dự kháng cho phía Nhật biết và viết thư xác nhận điện này cùng với chi tiết như đã nêu trên và khiếu nại đòi bồi thường theo hướng sau:
1. Đối với tủ lạnh chưa giao ta sẽ mua ở Thái Lan, Nhật phải chịu mọi chi phí vì ta đang cần gấp.
2. Đối với TV, yêu cầu Nhật phải gửi càng nhanh càng tốt 60 chiếc tivi mầu.
Thư này do ông trưởng phòng nhập khẩu, ông Trần Phan Anh ký.
7. Viết thư
1. Bạn đã đặt hàng một số máy kéo từ một công ty nước ngoài, giao hàng trong số đó đã được hứa hẹn trong vòng 6 tháng kể từ khi đặt hàng. Đã bảy tháng trôi qua mà máy kéo vẫn chưa được giao, cũng không nhận được bất kỳ lời giải thích nào. Viết một lá thư chắc chắn nhưng lịch sự về điều này cho nhà cung cấp
2. Bạn đã cung cấp 200 các trường hợp chứa áo sơ mi nylon cho một đại lý ở nước ngoài. Anh ấy phàn nàn rằng mười trong số những trường hợp đó chỉ chứa 50 không phải 70 như đã đề cập trong danh sách đóng gói, thiếu 200 miếng. Viết thư mà đại lý sẽ gửi cho bạn, cung cấp các chi tiết tưởng tượng nhưng có thể chấp nhận được.
3. Gửi thư trả lời trong Bài tập (3) ở trên giải thích rằng mọi thứ đã được kiểm tra cẩn thận khi hàng hóa được đóng gói và cho rằng đó là trường hợp ăn cắp vặt trên biển và do đó đại lý nên khiếu nại công ty bảo hiểm của mình.
**************