3 Chương 2: Các câu hỏi và câu trả lời
Là một doanh nhân, bạn chắc chắn sẽ phải viết nhiều thư yêu cầu. Nhu cầu về thông tin hoặc các ưu đãi đặc biệt, dịch vụ, hoặc các sản phẩm phát sinh hàng ngày trong hầu hết các loại hình kinh doanh. Lý do viết thư yêu cầu rất đa dạng:
1. để có được thông tin (chẳng hạn như giá cả hoặc dữ liệu kỹ thuật)
2. để nhận được bản in (chẳng hạn như tập sách nhỏ, danh mục, bảng giá, và báo cáo)
3. để nhận sản phẩm mẫu
4. đặt hàng
5. tham gia các dịch vụ (bao gồm các dịch vụ sửa chữa hoặc bảo trì)
6. đặt chỗ trước (ở khách sạn, nhà hàng, rạp hát, vân vân.).
7. để tìm kiếm sự ủng hộ đặc biệt (chẳng hạn như sự cho phép, sự giúp đỡ, hoặc lời khuyên).
Trong khi các yêu cầu nhất định, chẳng hạn như đặt hàng, là những vấn đề thường ngày, các hướng dẫn chung về cách viết thư kinh doanh đặc biệt quan trọng khi viết bất kỳ yêu cầu nào. Lịch sự và lịch sự là điều cần thiết khi bạn muốn người đọc hành động. Và nếu bạn muốn anh ấy hành động nhanh chóng, lá thư của bạn phải khuyến khích anh ấy làm như vậy. Vì vậy, tất cả các yêu cầu nên:
1. cụ thể và ngắn gọn
2. hợp lý
3. cung cấp đầy đủ, thông tin chính xác.
1. Yêu cầu
Thông thường, một cuộc điều tra không cung cấp cho người nhận phần thưởng ngay lập tức hoặc lợi thế ngoài triển vọng của một khách hàng trong tương lai hoặc việc duy trì thiện chí. Vì vậy, yêu cầu của bạn phải được diễn đạt theo cách mà người nhận sẽ trả lời bất chấp lịch trình bận rộn. Để làm điều này, bạn phải thực hiện yêu cầu của bạn dễ dàng đến trả lời.
Đầu tiên, bạn nên quyết định chính xác những gì bạn muốn trước bạn viết. Điều này phải bao gồm thông tin cụ thể mà bạn cần cũng như quá trình hành động mà bạn muốn người đọc thực hiện.
1.1. Khi thực hiện một cuộc điều tra, hãy tuân thủ các quy tắc sau:
1. Bắt đầu bằng câu hỏi bạn muốn hỏi; người đọc của bạn ngay lập tức biết câu hỏi của bạn là gì.
2. Cố gắng đặt yêu cầu của bạn dưới dạng một câu hỏi.
3. Giữ cho câu hỏi của bạn ngắn gọn và đi vào trọng tâm, nói những gì cần phải nói và sau đó dừng lại.
Nếu yêu cầu của bạn là đến một nhà cung cấp mà trước đây bạn chưa từng giao dịch,
1. Nói cho anh ấy biết bạn đã lấy được tên và địa chỉ của anh ấy như thế nào, và
2. Cung cấp cho anh ấy một số chi tiết về doanh nghiệp của bạn, Ví dụ, phạm vi hàng hóa bạn xử lý…
1.2. Gợi ý để viết câu hỏi
1.2.1. Khai mạc
Cho nhà cung cấp của bạn biết bạn là loại công ty nào.
Chúng tôi là một xã hội bán buôn hợp tác có trụ sở tại HCM Thành phố.
Công ty chúng tôi là công ty con của Universal Business Machines và chúng tôi chuyên về…
Chúng tôi là một trong những nhà sản xuất chính của hóa chất công nghiệp trong Việt Nam, và chúng tôi quan tâm đến…
Làm thế nào bạn biết về công ty bạn đang viết thư? Có thể hữu ích khi chỉ ra rằng bạn biết các cộng sự của một công ty, hoặc họ được giới thiệu cho bạn bởi một lãnh sự quán hoặc Hiệp hội Thương mại.
Chúng tôi đã được Hiệp hội khách sạn ở Paris đặt tên cho bạn.
Bạn đã được giới thiệu cho chúng tôi bởi Mr. John King, của Lasworn & Davies, Marchant Bankers.
Chúng tôi đã được tư vấn bởi Nhổ. Marco Gennovisa của Milan mà bạn quan tâm đến việc cung cấp…
Đại sứ quán Anh tại Hà nội cho chúng tôi biết rằng bạn đang tìm kiếm một đại lý trong Việt Nam đại diện cho bạn.
Có thể sử dụng các tài liệu tham khảo khác:
Chúng tôi đã bị ấn tượng bởi sự lựa chọn các công cụ làm vườn được trưng bày trên gian hàng của bạn tại Triển lãm Làm vườn năm nay được tổ chức tại Giangu, Hà nội.
Các cộng sự của chúng tôi trong ngành đóng gói đánh giá cao về máy đóng gói Zeta của bạn và chúng tôi muốn có thêm thông tin về chúng. Bạn có thể gửi cho chúng tôi…
1.2.2. Yêu cầu danh mục, bảng giá, bản cáo bạch
Không nhất thiết phải cung cấp nhiều thông tin về bản thân khi yêu cầu catalogue, tài liệu quảng cáo, tập sách nhỏ, vân vân. Điều này có thể được thực hiện bằng bưu thiếp, nhưng hãy nhớ cung cấp địa chỉ của bạn, trừ khi nó đã được in, số điện thoại, telex, số địa chỉ fax và e-mail nếu bạn có. Sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể chỉ ra một cách ngắn gọn bất kỳ mục cụ thể nào mà bạn quan tâm.
Bạn có thể vui lòng gửi danh mục và bảng giá hiện tại của bạn cho các gian hàng triển lãm được không? Chúng tôi đặc biệt quan tâm đến các gian hàng "trưng bày đồ nội thất".
Bạn có thể cho chúng tôi tập tài liệu mùa hè của bạn cho các kỳ nghỉ đến Hy Lạp và các quần đảo Hy Lạp không, và cung cấp thông tin chi tiết về bất kỳ giá vé và biểu phí thấp nào trong tháng 9?
Tôi đánh giá cao việc bạn gửi cho tôi bảng giá cập nhật cho vật liệu xây dựng của bạn.
Tôi dự định đến và học ở London Mùa thu tới và tôi muốn một bản cáo bạch từ trường đại học của bạn cung cấp cho tôi thông tin về học phí và các khóa học đặc biệt về máy tính.
Chúng tôi đã nghe về thiết bị mới nhất của bạn trong phẫu thuật laser và muốn biết thêm chi tiết. Vui lòng gửi cho chúng tôi bất kỳ thông tin nào bạn có thể cung cấp, làm bức thư cho sự chú ý của giáo sư Dzung, Bạch Mai Tổng hợp Bệnh viện, Hà nội, Việt Nam.
1.2.3. Hỏi chi tiết
Khi yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ, bạn phải cụ thể và nêu chính xác những gì bạn muốn. Nếu trả lời một quảng cáo, bạn nên đề cập đến tạp chí hoặc tờ báo, cuộc hẹn, và trích dẫn bất kỳ số hộp hoặc số bộ phận nào, ví dụ. Hộp không. 341; Dept. 4/12B. Và nếu đề cập đến, hoặc đặt hàng từ một danh mục, cuốn sách nhỏ, tờ rơi, hoặc bản cáo bạch, luôn trích dẫn tham khảo, ví dụ. Con mèo. Không phải A149; Ngày lễ Không. J / M / 3; Mặt hàng không. 351; Khóa học BL362.
Tôi đang trả lời quảng cáo của bạn trong ấn bản tháng 6 của "Thợ may và thợ cắt". Tôi muốn biết thêm về "máy ép hơi" mà bạn đã cung cấp với giá gốc.
Tôi quan tâm đến kỳ nghỉ Không. J / M / 3, chuyến du lịch Nam Tư.
Tôi sẽ tham dự cuộc đấu giá được tổ chức tại Nhà Turner vào ngày 16 Tháng hai năm nay, và đặc biệt quan tâm đến mặt hàng được liệt kê là Không. 351.
Bạn có thể vui lòng cho tôi biết thêm thông tin về khóa học BL được không 362 xuất hiện trong phần học ngôn ngữ của bản cáo bạch mùa hè của bạn?
Tôi muốn biết thêm thông tin chi tiết về “Hệ thống truyền thông đại học” mà bạn đang quảng cáo trên TVT3.
1.2.4. Yêu cầu mẫu, hoa văn, cuộc biểu tình
Bạn có thể muốn xem vật liệu hoặc mặt hàng trông như thế nào trước khi đặt hàng. Hầu hết các nhà cung cấp sẵn sàng cung cấp mẫu hoặc mẫu để bạn có thể lựa chọn. tuy nhiên, ít người sẽ gửi một nơi phức tạp của máy móc để bạn xem xét. Trong trường hợp đó, bạn sẽ được mời đến thăm một phòng trưng bày, hoặc nhà cung cấp sẽ đề nghị cử một đại diện. Tuy nhiên, nếu nó là thực tế, yêu cầu xem ví dụ về bài viết bạn muốn mua.
Khi trả lời, bạn có thể vui lòng gửi kèm một thẻ mẫu được không?
Chúng tôi cũng sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể gửi một số mẫu vật liệu để chúng tôi có thể kiểm tra kết cấu và chất lượng.
Trước khi bán đồ chơi, chúng tôi muốn kiểm tra độ an toàn của chúng. Do đó, bạn có thể gửi cho chúng tôi ít nhất hai mẫu ô tô của những đứa trẻ này trong phạm vi "Sprite" không?
Tôi muốn thảo luận về vấn đề bảo trì trước khi quyết định lắp đặt mô hình nào trong nhà máy của mình. Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể sắp xếp để một trong những người đại diện của bạn gọi cho tôi trong vòng hai tuần tới.
1.2.5. Đề xuất các điều khoản, các phương thức thanh toán, chiết khấu
Các công ty đôi khi công bố giá cả và điều kiện trong quảng cáo hoặc tài liệu của họ và có thể không thích khách hàng tiềm năng đưa ra yêu cầu bổ sung. Tuy nhiên, ngay cả khi các điều kiện được trích dẫn, có thể đề cập rằng bạn thường mong đợi một số nhượng bộ nhất định. Mặc dù đúng là một khi nhà cung cấp đã báo giá và nêu các điều khoản, anh ấy có thể không muốn thay đổi chúng, bằng cách đề xuất các điều khoản của bạn, bạn chỉ ra rằng một số điều kiện nhất định có thể thuyết phục bạn đặt hàng.
Chúng tôi thường giải quyết một 30% cơ sở chiết khấu thương mại với chiết khấu số lượng bổ sung cho các đơn đặt hàng trên 1,000 các đơn vị.
Theo quy định, nhà cung cấp của chúng tôi cho phép chúng tôi thanh toán bằng bảng sao kê hàng tháng và chúng tôi có thể cung cấp các tài liệu tham khảo thông thường nếu cần thiết.
Chúng tôi cũng muốn chỉ ra rằng chúng tôi thường thanh toán tài khoản của mình trên cơ sở chứng từ chấp nhận thanh toán bằng hối phiếu 30 ngày.
Bạn có thể cho chúng tôi biết nếu bạn cho phép tiền mặt hoặc chiết khấu thương mại?
Chúng tôi dự định đặt một đơn hàng lớn, và do đó muốn biết bạn cho phép chiết khấu số lượng nào.
1.2.6. Yêu cầu hàng hóa được phê duyệt hoặc bán hoặc trả lại
Đôi khi các nhà bán buôn và bán lẻ muốn xem lượng hàng sẽ bán như thế nào trước khi đặt hàng với nhà cung cấp. Họ có thể làm điều này bằng cách lấy hàng hóa phê duyệt hoặc một bán hoặc trả lại nền tảng. Trong cả hai trường hợp, nhà cung cấp sẽ phải biết rõ về khách hàng, hoặc muốn tham chiếu thương mại. Anh ta cũng sẽ đặt ra một thời hạn về thời gian hàng hóa phải được trả lại hoặc thanh toán cho.
Tờ rơi quảng cáo các ấn phẩm tạp chí Lịch sử mới nhất của bạn khiến chúng tôi quan tâm, và chúng tôi muốn cung cấp một lựa chọn trong số này. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ chỉ xem xét đặt hàng với điều kiện là đơn đặt hàng đó dựa trên cơ sở bán hoặc trả hàng thông thường. Nếu điều này được chấp nhận, chúng tôi sẽ gửi cho bạn một đơn đặt hàng chính thức.
Trong danh mục chúng tôi nhận được tuần trước từ bạn, chúng tôi thấy rằng bạn đang giới thiệu một dòng mới trong lông thú nhân tạo. Mặc dù chúng tôi đánh giá cao rằng áp lực ngày càng tăng từ các hội bảo vệ động vật hoang dã đang làm giảm nhu cầu về da thật, chúng tôi không chắc khách hàng của chúng tôi ở cuối thị trường này sẽ phản ứng như thế nào. Nhưng chúng tôi muốn thử một loạt các thiết kế. Do đó, bạn có thể cung cấp cho chúng tôi phạm vi trên cơ sở phê duyệt để xem liệu chúng tôi có thể khuyến khích nhu cầu về lông thú tổng hợp không? Ba tháng có lẽ là đủ để thiết lập một thị trường nếu có một.
1.2.7. Yêu cầu ước tính hoặc đấu thầu
Ước tính là những câu danh ngôn để hoàn thành một công việc, Ví dụ, cất một mái nhà mới cho một nhà máy hoặc lắp đặt máy móc. Đấu thầu tương tự như trích dẫn, nhưng ở dạng viết và thường được sử dụng khi công việc lớn hơn nhiều, ví dụ. xây dựng một nhà máy hoàn chỉnh. Rất thường xuyên, khi loại công việc này dành cho chính phủ, hoặc là một công việc lớn, một quảng cáo được đăng trên báo. Nhìn vào 2 ví dụ!
|
Quảng cáo 1: Các tổ chức du lịch Ireland mời thầu từ các nhà thầu xây dựng để lắp dựng chỗ ngồi cho 10,000 những người cho Dublin Lễ hội mùa hè. Đấu thầu phải được thực hiện bởi 1st Tháng Ba ngày 20… và sẽ được nghiên cứu về giá cả và sự phù hợp của các phương án xây dựng. |
|
Quảng cáo 2: Công ty Hóa chất Zena mời thầu từ các nhà thầu tư nhân để xử lý chất thải hóa học. Các quy định nghiêm ngặt của chính phủ sẽ có hiệu lực vì vậy chỉ những người được cấp phép xử lý các chất độc hại mới nên áp dụng. Thông tin chi tiết khác từ… |
Một công ty có thể viết chữ cái tròn đến một số công ty mời chào để hoàn thành một công việc xây dựng hoặc sửa chữa hoặc trang trí như trong các ví dụ sau:
|
Chúng tôi là một chuỗi rạp lớn và đang tìm kiếm ước tính từ những người bọc ghế để phủ lại ghế trong hai rạp chính của chúng tôi ở Manchester. Chúng tôi đang viết thư cho một số nhà thầu xây dựng để mời ước tính cho việc chuyển đổi sân bay Northborough thành một khu thể thao và giải trí trung tâm. Công việc sẽ bao gồm việc lắp dựng các tòa nhà, cung cấp cơ sở vật chất, ví dụ. dốc trượt tuyết, nhảy dù, vân vân., và sẽ được hoàn thành vào tháng 12 tới. Nếu bạn có thể cung cấp một ước tính cạnh tranh, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ… |
|
Như bạn có thể đã đọc trên báo, công ty của chúng tôi đã tiếp quản International Motors PCL và chúng tôi đang trong quá trình tự động hóa Hamburg nhà máy. Hiện tại, chúng tôi đang viết thư cho một số nhà thiết kế kỹ thuật có thể quan tâm đến việc chuyển đổi nhà máy thành một đơn vị sản xuất hoàn toàn tự động. Kèm theo bạn sẽ tìm thấy thông số kỹ thuật, nhưng chúng tôi hoan nghênh những người khảo sát của bạn đến thăm địa điểm để cung cấp một ước tính cho việc tái thiết.
|
1.2.8. Đóng cửa
Thông thường, một câu “cảm ơn” đơn giản là đủ để kết thúc một cuộc điều tra. Tuy nhiên, bạn có thể đề cập rằng một câu trả lời nhanh chóng được đánh giá cao, hoặc như các ví dụ cho thấy, rằng các điều khoản hoặc đảm bảo nhất định sẽ là cần thiết.
Cám ơn vì sự quan tâm của bạn. Chúng tôi hy vọng nhận được phản hồi từ bạn trong tương lai gần. Chúng tôi rất biết ơn vì đã trả lời sớm.
Cuối cùng, chúng tôi muốn chỉ ra rằng giao hàng trước Giáng sinh là điều cần thiết và hy vọng rằng bạn có thể cung cấp cho chúng tôi sự đảm bảo đó.
Nếu nhượng bộ chúng tôi đã yêu cầu có thể là tôi, chúng tôi sẽ đặt một đơn đặt hàng đáng kể.
Giao hàng nhanh chóng sẽ là cần thiết vì chúng tôi có doanh thu nhanh. Do đó, chúng tôi cần sự đảm bảo của bạn rằng bạn có thể đáp ứng tất cả các ngày giao hàng.
Bạn cũng có thể chỉ ra doanh nghiệp khác, hoặc các dòng khác mà bạn quan tâm nếu bạn nghĩ rằng chúng có thể được cung cấp. Nếu nhà cung cấp nghĩ rằng bạn có thể trở thành khách hàng thường xuyên, chứ không phải là người đã đặt đơn hàng lẻ, anh ấy sẽ có xu hướng trích dẫn các điều khoản cạnh tranh hơn và đưa ra các nhượng bộ.
Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt hàng thêm với bạn trong tương lai.
Nếu giá được báo là cạnh tranh, và chất lượng đạt tiêu chuẩn, chúng tôi sẽ đặt hàng một cách thường xuyên.
Miễn là bạn có thể cung cấp thuận lợi trích dẫn, và đảm bảo giao hàng trong vòng bốn tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng, chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên với bạn.
2. Trả lời các câu hỏi
2.1. Tất cả các câu hỏi cần được trả lời, ngay cả những người không thể vì một lý do nào đó được đưa ra một phản hồi hoàn chỉnh. Một cuộc điều tra cho thấy sự quan tâm đến công ty của bạn và khách hàng tiềm năng. Câu trả lời câu hỏi phải được thiết kế không chỉ để tăng sự quan tâm đó, mà còn để truyền cảm hứng cho người hỏi hành động.
Một câu trả lời câu hỏi nên bắt đầu bằng cách cảm ơn người đọc, thừa nhận sự quan tâm đến công ty của bạn. Nó sẽ kết thúc bằng cách cung cấp thêm hỗ trợ – nhưng CHỈ nếu bạn thực sự muốn có thêm yêu cầu từ người này.
Nội dung của một câu trả lời yêu cầu thường là thông tin. Bạn không nên chỉ bao gồm những thông tin cụ thể mà người giao dịch của bạn đã yêu cầu, nhưng bất kỳ người nào khác có thể hữu ích. (Đây là, tất nhiên rồi, giả định rằng điều tra hoặc yêu cầu ban đầu là hợp lý). Nếu bạn không thể cung cấp tất cả các dữ liệu liên quan ngay lập tức, bạn nên hứa nó. Ví dụ.
|
Một&M CUNG ỨNG MAY, INC. 40-04 Đại lộ Summit Fairlawn, NJ 07662 Tháng sáu 2, 20… Công ty may xuất khẩu Thăng Long. 264 Minh Khai Street, Hai Ba Trung, Quận Hà Nội, Việt Nam Kính gửi Ngài, Cảm ơn bạn đã quan tâm đến A & Thiết bị M. Chúng tôi rất vui khi cung cấp cho bạn thông tin bạn yêu cầu. Sau đây là giá niêm yết trên chục CIF Hải Phòng Đơn vị tính riêng lẻ hơi
Trong trường hợp bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, Xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi rất mong sớm được phục vụ bạn. Trân trọng kính chào. (đã ký) Suzan Taylor Thư ký xuất khẩu |
||||||
2.2. Nếu thông tin được yêu cầu không thể được cung cấp, nếu nó là bí mật, bạn nên giải thích điều này trong thư của bạn. Bạn phải cẩn thận, tuy nhiên, để từ ngữ giải thích của bạn một cách tế nhị và chống lại sự thúc đẩy buộc tội người đọc của bạn cố gắng thu thập thông tin mà họ không có quyền. Giả sử cuộc điều tra là vô tội và cố gắng duy trì thiện chí. Ví dụ:
Mrs thân yêu. Hong Ngoc,
Chúng tôi chắc chắn đánh giá cao sự quan tâm của bạn đến Đồ thể thao Maxine. Tuy nhiên, Tôi e rằng tôi không thể cung cấp cho bạn thông tin mà bạn yêu cầu.
Bởi vì chúng tôi không bán hàng may mặc của chúng tôi trực tiếp cho người tiêu dùng, chúng tôi cố gắng giữ giá bán buôn giữa chúng tôi và các đại lý của chúng tôi. Đó là cách chúng tôi ghi lại cả lòng trung thành và đức tin tốt của những người mà chúng tôi kinh doanh. Thông suốt, tiết lộ giá bán buôn của chúng tôi cho người tiêu dùng sẽ là vi phạm lòng tin.
Tuy nhiên, Tôi gửi kèm theo để bạn tham khảo danh sách các đại lý của chúng tôi tại Việt Nam bán đồ thể thao Maxine giảm giá.
Rất hân hạnh,
2.3. Đôi khi yêu cầu thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có thể được trả lời bằng tài liệu quảng cáo hoặc danh mục. Vật liệu như vậy, Tuy nhiên, phải luôn kèm theo thư xin việc được cá nhân hóa. Bạn không chỉ nên giải thích lý do tại sao bạn gửi tài liệu này và khơi dậy sự quan tâm của bạn đọc đối với nó; bạn cũng nên thu hút sự chú ý đến các chi tiết của tài liệu và cố gắng khuyến khích bán hàng.
2.4. Có rất nhiều lần khi một doanh nhân phải nói "không". Khi ban ơn, trao hợp đồng, thuê một người nộp đơn, hoặc đối với vấn đề đó đưa ra bất kỳ quyết định nào, nói “có” với một người thường có nghĩa là nói không với người khác. Chìa khóa, tuy nhiên, là nói "không" một cách duyên dáng. Đây, như trong hầu hết các thư từ, duy trì thiện chí là cực kỳ quan trọng.
Khi nói "không", trước hết bạn không bao giờ thực sự nên nói không. Những lá thư của bạn phải tích cực nhất có thể. Sự từ chối thực tế nên được nêu một lần và ngắn gọn. Phần còn lại trên bức thư phải hướng đến người đọc và rất thân thiện.
Ví dụ 1. Yêu cầu về áo len dành cho phụ nữ
một. Cuộc điều tra
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi đã thấy quảng cáo của bạn trong “Thế giới dệt may” và sẽ rất vui nếu bạn gửi cho chúng tôi các mẫu áo len nữ với các điều khoản tốt nhất của bạn. Trân trọng,
|
b. Đáp lại
|
Kính gửi Ngài, Cảm ơn bạn đã yêu cầu của bạn về 1st Tháng mười hai. dành cho áo len nữ. Chúng tôi rất vui khi gửi đến bạn bộ sưu tập khá đầy đủ các thiết kế mới nhất và bán chạy nhất của chúng tôi và hy vọng một số trong số chúng sẽ khiến bạn quan tâm. Chúng tôi muốn thu hút sự chú ý đặc biệt của bạn đến chất lượng độc quyền "Nhẫn vàng" của chúng tôi, một thành công vượt trội. Chúng tôi tin rằng nó đại diện cho giá trị đồng tiền tốt nhất đối với loại hàng hóa này và chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ thấy nó thực sự bán rất chạy. Nếu phạm vi mẫu mà chúng tôi đã chọn không chứa bất kỳ thứ gì bạn muốn, xin đừng ngần ngại cho chúng tôi biết yêu cầu chính xác của bạn. Chúng tôi mong muốn đơn đặt hàng của bạn sẽ có sự quan tâm tốt nhất của chúng tôi. Trân trọng, |
Ví dụ 2. Yêu cầu về Máy công cụ
một. Cuộc điều tra
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi quan tâm đến Máy cắt Model GH được bạn quảng cáo trong số mới nhất của "Ngành". Chúng tôi sẽ có nghĩa vụ nếu bạn gửi cho chúng tôi bảng báo giá cho công cụ được đề cập ở trên. Vui lòng báo giá mới nhất của bạn và nêu rõ thời gian giao hàng và nhiều nhất thuận lợi điều khoản thanh toán, giá ưu tiên được trích dẫn CFR Hai Phong. Chúng tôi cũng yêu cầu bạn gửi cho chúng tôi Tài liệu giới thiệu và Thông số kỹ thuật của các sản phẩm khác của bạn. Trân trọng, |
b. Đáp lại
|
Kính gửi Ngài, Lại: Chế độ cắt GH Chúng tôi cảm ơn bạn đã yêu cầu của bạn về 8thứ tự Tháng 3 liên quan đến máy cắt Model GH của chúng tôi. Chúng tôi hân hạnh cung cấp 5 máy với giá £ 5.500 cho mỗi chiếc CFR Hai Phong bao gồm cả đóng gói. Điều khoản của chúng tôi là Thanh toán được thực hiện dựa trên Vận đơn, một hóa đơn và một chứng chỉ kiểm tra công việc, bằng Thư tín dụng không thể hủy ngang được mở trong ủng hộ với Ngân hàng Thương mại, Luân Đôn cho toàn bộ giá trị của hàng hóa dự định vận chuyển. Máy có thể được gửi trong 3 tháng sau khi nhận được đơn đặt hàng chính thức của bạn. Chúng tôi gửi kèm theo danh sách các công ty mà chúng tôi đã cung cấp máy của mình cho một số năm để bạn tham khảo. Trân trọng, |
Ví dụ 3. Yêu cầu về Gỗ từ Việt Nam
một. Cuộc điều tra
|
Kính gửi Ngài, Lại: Gỗ mềm cho bột giấy và giấy Tên và địa chỉ của bạn đã được Hiệp hội Thương mại Nhật Việt trao cho chúng tôi. Trước hết, chúng tôi muốn nhân cơ hội tự giới thiệu mình là một trong những công ty thương mại hàng đầu của đất nước kinh doanh tất cả các loại vật liệu cho ngành công nghiệp như dăm gỗ, quặng sắt, than đá, sắt vụn, vân vân… Hiện tại, chúng tôi đang tham gia nhiều vào việc nhập khẩu gỗ cứng và hiện đang đề xuất mở rộng hoạt động kinh doanh sang lĩnh vực gỗ mềm và đang nghiên cứu khả năng nhập khẩu từ Việt Nam. Chúng tôi sẽ, vì thế, có nghĩa vụ nếu bạn vui lòng cho chúng tôi cung cấp hàng hóa được đề cập. Chúng tôi rất mong nhận được trả lời của bạn. Trân trọng, |
b. Đáp lại
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi đã nhận được thư của bạn về 30thứ tự Tháng mười một. cho gỗ mềm Việt Nam, mà chúng tôi cảm ơn bạn rất nhiều. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi không có khả năng đáp ứng các yêu cầu của bạn trong thời điểm hiện tại vì đất nước của chúng tôi, như bạn biết, cần tất cả các loại gỗ, cứng và mềm, xây dựng đất nước. Chúng tôi hy vọng, tuy nhiên, rằng chúng tôi có thể đưa ra đề nghị trong tương lai gần. Trân trọng, |
Ví dụ 4. Yêu cầu mẫu
một. Cuộc điều tra
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi đã nhận được một số yêu cầu về trải sàn thích hợp sử dụng cho sàn thô dường như là đặc điểm của nhiều công trình mới tại đây. Tôi sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi các mẫu thể hiện phạm vi các loại vải phủ phù hợp của bạn và, nếu có sẵn, một thẻ mẫu về các thiết kế mà chúng được cung cấp. Triển vọng bán hàng cho tấm trải sàn cứng là tốt và chúng tôi mong nhận được các mẫu và thẻ mẫu của bạn. Trân trọng, |
b. Đáp lại
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi cảm ơn bạn vì lá thư của bạn 18thứ tự Tháng mười hai. cho các mẫu và một thẻ mẫu của tấm trải sàn. Hôm nay chúng tôi đã gửi một loạt các mẫu qua đường hàng không, được lựa chọn đặc biệt vì chất lượng bền nhưng rất tiếc, chúng tôi không có thẻ mẫu mà bạn yêu cầu. Vì mục đích đã đề cập, chúng tôi khuyên bạn nên chất lượng Không 5 được chế tạo đặc biệt để chống lại sự hao mòn của các bề mặt gồ ghề và không bằng phẳng. Chúng tôi mời bạn kiểm tra các mẫu và tin tưởng rằng chúng sẽ đáp ứng yêu cầu của bạn. Trong khi đó, chúng tôi gửi kèm theo một bản sao của bảng giá và các điều khoản và điều kiện thương mại của chúng tôi, và mong nhận được phản hồi từ bạn. Trân trọng, |
Ví dụ 5. Yêu cầu về Sáp Parafin
một. Cuộc điều tra
|
Kính gửi Ngài, Lại: Sáp parafin Chúng tôi mang ơn địa chỉ của bạn tới Phái đoàn Thương mại của Nhật Bản trong Hà nội, người đã thông báo cho chúng tôi rằng bạn là nhà xuất khẩu duy nhất của sáp parafin. Chúng tôi là người mua hàng hóa thường xuyên và yêu cầu bạn gửi cho chúng tôi các mẫu sáp parafin khác nhau, và nêu giá tốt nhất của bạn và hầu hết thuận lợi điều khoản thanh toán. Chúng tôi muốn nói thêm rằng tại thời điểm hiện tại, chúng tôi quan tâm đến 1,500 tấn sáp parafin để giao hàng ngay lập tức. Rất mong nhận được câu trả lời sớm của bạn. Trân trọng,
|
b. Đáp lại
|
Kính gửi Ngài, Sáp parafin Chúng tôi cảm ơn bạn đã yêu cầu của bạn về 1st Tháng 6 liên quan đến sáp parafin của chúng tôi. Chúng tôi vui mừng thông báo với bạn rằng chúng tôi đã gửi cho bạn, bằng bưu kiện, các mẫu sáp parafin sau đây của chúng tôi. Điểm A – độ nóng chảy : 520 – 540C Lớp B – "làm" : 510C – 520C Chúng tôi có thể cung cấp cho bạn 500 tấn sáp parafin loại A với giá £ 45 mỗi m / t và 1,00 tấn loại B ở mức 43 triệu bảng Anh / tấn. Cả hai giá đều bao gồm CIF giao hàng Hải phòng. Lô hàng có thể được thực hiện từ Kobe ở trong 3 vài tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng của bạn. Thanh toán phải được thực hiện bằng Thư tín dụng không thể hủy ngang. Xin vui lòng cho chúng tôi nghe từ bạn càng sớm càng tốt. Trân trọng, |
Ví dụ 6. Yêu cầu thông tin
một. Cuộc điều tra
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi quan tâm đến việc mua chè xanh và chè đen của Việt Nam để vận chuyển ngay lập tức cũng như chuyển hàng định kỳ trong thời gian 20… Chúng tôi sẽ đánh giá cao nó, nếu bạn sẽ thông báo cho chúng tôi về tên và địa chỉ của một tổ chức tham gia xuất khẩu mẫu sản phẩm này Việt Nam. Chúng tôi cảm ơn bạn trước vì sự cố của bạn. Trân trọng, |
b1. Trả lời từ VIETCOMCHAMBER HANOI
|
Kính gửi Ngài, Chúng tôi đã nhận được yêu cầu của bạn về 6thứ tự May và chuyển nó cho Công ty Xuất khẩu Chè Việt Nam. Không. 6 Đường Tràng Tiền, Hà nội, S.R.V.N. Công ty này là nhà xuất khẩu chè duy nhất từ Việt Nam và sẽ, không nghi ngờ gì nữa, liên hệ trực tiếp với bạn. Trân trọng, |
b2. Trả lời từ VINATEA HANOI
|
Kính gửi Ngài, Thư của bạn về 6thứ tự Tháng Năm đã được chuyển tiếp cho chúng tôi bởi Vietcomchamber để trả lời. Chúng tôi cảm ơn bạn đã yêu cầu của bạn, nhưng rất tiếc rằng hiện tại chúng tôi không có khả năng cung cấp trà để giao hàng ngay lập tức. Đối với chè để vận chuyển đều đặn trong thời gian 20… Chúng tôi muốn nói rằng vào đầu tháng tới, chúng tôi sẽ bắt đầu thương lượng với các nhà cung cấp để mua chè của họ trong thời gian nói trên. Chúng ta sẽ, vì thế, có nghĩa vụ nếu bạn cho chúng tôi biết số lượng, thời gian vận chuyển bạn yêu cầu và chúng tôi sẽ vui mừng gửi cho bạn báo giá của chúng tôi. Trân trọng, |
ANH – PHRASES VIỆT NAM
|
1. Chúng tôi rất vui nếu bạn gửi cho chúng tôi các mẫu Áo len nữ. |
|
1. Chúng tôi sẽ vui mừng nếu các ngài gửi cho chúng tôi mẫu áo len phụ nữ. |
|
2. Chúng tôi quan tâm đến Mô hình máy cắt 05 và chúng tôi sẽ có nghĩa vụ nếu bạn gửi cho chúng tôi bảng báo giá cho chiếc máy này. |
|
2. Chúng tôi muốn mua máy cắt kiểu 05 và chúng tôi sẽ biết ơn nếu các ngài gửi báo giá máy này cho chúng tôi. |
|
3. Chúng tôi sẽ có nghĩa vụ nếu bạn vui lòng cho chúng tôi cung cấp hàng hóa được đề cập của bạn. |
|
3. Chúng tôi sẽ biết ơn nếu các ngài gửi cho chúng tôi chào hàng những hàng này. |
|
4. Chúng tôi rất cám ơn bạn đã gửi địa chỉ tới Phái đoàn Thương mại Nhật Bản tại Hà Nội. |
|
4. Nhờ Đoàn đại biểu thương mại Nhật Bản ở Hà Nội mà chúng tôi được biết địa chỉ của các ngài. |
|
5. Chúng tôi quan tâm đến việc mua chè xuất xứ Việt Nam để có hàng ngay. |
|
5. Chúng tôi muốn mua chè, xuất xứ Việt Nam, giao hàng trà. |
|
6. Chúng tôi rất mong nhận được câu trả lời sớm của bạn. |
|
6. Chúng tôi mong các ngài trả lời sớm. |
|
7. Chúng tôi cảm ơn bạn đã yêu cầu của bạn về 1st Tháng mười hai. dành cho áo len nữ. |
|
7. Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài ngày 1 tháng 12 hỏi mua áo len phụ nữ. |
|
8. Chúng tôi đã nhận được thư của bạn về 30thứ tự Tháng mười một. cho gỗ mềm Việt Nam, mà chúng tôi cảm ơn bạn. |
|
8. Chúng tôi đã nhận được thư của các ngài đề ngày 30 tháng 11 hồi mua gỗ xốp của Việt Nam, chúng tôi xin cám ơn. |
|
9. Chúng tôi rất vui khi gửi đến bạn bộ sưu tập khá đầy đủ các thiết kế mới nhất và bán chạy nhất của bạn. |
|
9. Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo cho các ngài một bộ khá đầy đủ các kiểu mới nhất và bán chạy nhất của chúng tôi. |
|
10. Chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ thấy nó thực sự bán rất chạy. |
|
10. Chúng tôi chắc chắn rằng các ngài sẽ thấy mặt hàng này bán chạy thật sự. |
|
11. Chúng tôi vui mừng thông báo với bạn rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho bạn qua đường bưu điện các mẫu sau: |
|
11. Chúng tôi vui mừng báo cho các ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho các ngài bằng bưu kiện những mẫu sau: |
|
12. Thanh toán phải được thực hiện bằng thư tín dụng không thể hủy ngang trả ngay. |
|
12. Thanh toán bằng tín dụng thư không thể hủy ngang được trả tiền ngay. |
|
13. Việc thanh toán sẽ được thực hiện dựa trên Vận đơn, một hóa đơn và một giấy chứng nhận kiểm tra công trình bằng một L / C không thể hủy ngang để chúng tôi mở cho Ngân hàng Thương mại, London. |
|
13. Thanh toán bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang mở qua ngân hàng thương mại Luân Đôn cho chúng tôi được hưởng theo vận đơn đường biển, hóa đơn và giấy chứng nhận của nhà máy. |
|
14. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi không có đủ khả năng để đáp ứng các yêu cầu của bạn vào lúc này. |
|
14. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng nhu cầu của các ngài. |
|
15. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi không có khả năng cung cấp cho bạn bất kỳ loại trà nào để giao hàng ngay lập tức. |
|
15. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho các ngài hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán chè giao hàng ngày. |
|
|
||
BÀI TẬP
1. Trả lời các câu hỏi sau
1. Những quy tắc nào bạn tuân thủ khi thực hiện một cuộc điều tra?
2. Làm thế nào để bạn xác nhận một cuộc điều tra?
3. Làm thế nào để bạn viết một lá thư hỏi thăm thông thường
2. Dịch sang tiếng Anh
1. Chúng tôi rất mừng nếu các ngài gửi cho chúng tôi ca-ta-lô mới nhất và bảng giá hiện hành cho những mặt hàng nói trên.
2. Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các ngài gửi mẫu và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài có thể chào bán.
3. Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn, nam nữ của các ngài giao hàng ngay. Đề nghị các ngài gửi mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh toán.
4. Giao hàng trong vòng một tháng kể từ khi nhận được đơn hàng của các ngài.
5. Chúng tôi muốn mua xi măng nhãn hiệu con Rồng đỏ của các ngài và sẽ rất vui mừng nếu các ngài bán giá F.O.B Hải Phòng cho chúng tôi.
6. Chúng tôi rất tiếc báo cho các ngài rằng chúng tôi không thể bán cho các ngài những mặt hàng này ngay được vì nhu cầu trong nước quá lớn mà chúng tôi không thỏa mãn được.
7. Chúng tôi không sản xuất các mặt hàng các ngài hỏi mua mấy năm nay rồi nhưng chúng tôi có thể chào bán cho các ngài những mặt hàng tương tự với giá 500 bảng Anh mỗi tấn C.I.F Liverpool.
8. Nếu các ngài có thể bán cho chúng tôi những mặt hàng có phẩm chất chúng tôi cần, chúng tôi sẽ đặt mua thường xuyên với số lượng lớn.
9. Nếu hàng của các ngài được như mẫu, chúng tôi tin là sẽ bán rất chạy ở đây.
10. Chúng tôi mong nhận được tin của các ngài sớm và mong được gặp các ngài trong một tương lai không xa.
4. Dịch sang tiếng việt
1.Kính gửi Ngài,
Chúng tôi rất vui khi nhận được thư của bạn về 4thứ tự Tháng chín. mà bạn quan tâm đến việc thiết lập quan hệ kinh doanh với chúng tôi, điều vui vẻ xảy ra trùng hợp với sở thích của chúng tôi.
Hiện tại, chúng tôi đang tham gia thị trường sợi tơ tằm và rất vui khi nhận được giá mới nhất của bạn cho bất kỳ chất lượng nào có sẵn để xuất khẩu cho lô hàng tháng 11 CIF London.
Khi trích dẫn, vui lòng gửi cho chúng tôi một loạt các mẫu hàng hóa.
Chúng tôi chờ đợi câu trả lời sớm của bạn.
Trân trọng,
2.Kính gửi Ngài,
Bạn sẽ nhớ điều đó trong thời gian Mr. Biggs ghé thăm Việt Nam trong ngày 20 tháng 11… anh ta đã được cung cấp chi tiết về một cuộc điều tra mới liên quan đến vật liệu để đóng gói sự gièm pha bột và được thông báo rằng bạn sẽ gửi một mẫu vật liệu đóng gói được đề xuất.
Bạn có thể nhớ lại rằng chúng tôi đã viết cho bạn về chủ đề này trên 17thứ tự 20 tháng 2…, nhưng cho đến nay chúng tôi không nhận được trả lời. Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn cho chúng tôi biết liệu yêu cầu này có còn hiệu lực hay không và nếu có, bạn có thể cho chúng tôi có các mẫu được đề cập ở trên và đặc điểm kỹ thuật của bạn không, khi nhận được chúng tôi sẽ có thể chuẩn bị một báo giá chi tiết cho bạn.
Rất mong nhận được bạn bình luận.
Trân trọng,
5. Dịch sang tiếng Anh
1. Thưa các ngài,
Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 4 tháng 4 hỏi về các loại thảm của chúng tôi và điều kiện cho một đơn đặt hàng mua số lượng lớn. Chúng tôi đã gửi bằng bưu kiện hàng loạt mẫu thảm thuộc các đề tài và bằng các nguyên liệu khác nhau kể cả bằng sợi tổng hợp.
Chúng tôi xin gửi kèm đây bảng giá, cùng với chi tiết các điều kiện cho một đơn mua hàng mua số lượng lớn.
Chúng tôi mong được tin và ý kiến của các ngài về thảm của chúng tôi.
Kính chào,
2. Thưa các ngài,
Chúng tôi xin cám ơn thư của Qúy ngài đề ngày 20 tháng 12 trong đó qúy ông hỏi mua xi măng nhãn hiệu con Rồng đỏ của chúng tôi.
Chúng tôi rất tiếc báo cho các ngài rõ là mặt hàng này hiện nay đã hết nhưng chúng tôi có thể bán cho quý ông loại xi măng nhãn hiệu con Rồng xanh chất lượng tương tự và cùng giá như loại quý ông hỏi mua. Loại xi măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán rất chạy.
Chúng tôi xin gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện F.O.B Hải Phòng và hy vọng các ngài sẽ đặt hàng sớm.
Kính chào,
6. Viết thư hỏi thăm sau khi bạn thấy quảng cáo sau đây trên báo
|
MÁY TÍNH EMCO Nhỏ, Hiện đại, Đáng tin cậy- Sản phẩm hạng nhất có sẵn Tại Giá cả cạnh tranh Địa chỉ nhà: EMECO, 11 Cao St. Ashford Kent, nước Anh
|
4. Viết thư hỏi thăm trước thư trả lời trong Bài tập 7. Bạn là J.F Morreau, và bạn vừa xem một quảng cáo cho bộ đồ ăn tối Hoa văn cây liễu Glaston trong ấn bản tháng 5 của Nhà quốc tế.
*********